Der vorliegende Artikel zeigt Ihnen den schnellsten Weg zu Einstieg in Moderan. Sie bekommen lediglich die wichtigsten Themen vorgestellt. Die nicht besprochenen Felder können Sie nach eigenem Ermessen und Bedürfnissen ausfüllen. Tiefergehende Anleitungen zu einzelnen Programmteilen finden Sie in anderen Artikeln.

Moderan ist eine Onlinesoftware, die Sie beim Mietvertragsmanagement und beim Assetberichtswesen unterstützt. Zu Anfang geben Sie Ihre Asset- und Vetragsdaten ein. Alle Berichte werden anschliessend automatisch erzeugt.

 

1. Assests hinzufügen

Assets  >  Objekte / Grundstücke / Gebäude

Heading Small De 30.10.2018

Objekt - ein Objekt ist ein Investment mit einem Vermieter. Es kann ein oder mehrere Gebäude umfassen.

Assets > Objekt - Schaltfläche Neu Hinzufügen 30.10.2018 klicken und die Felder Objekt Name und Objekteigentümer -  Pluss icon_25102018.PNG klicken und den Namen des Vermieters hinzufügen falls Sie zuvor bereits die Organisation hinzugefügt haben, wählen Sie diese einfach aus dem Aufklappmenü aus. Moderan verbinden den Objektnamen und den Objekteigentümer direkt mit allen Gebäuden und Mietverträgen die mit diesem Objekt verbunden sin.

Assets  >  Grundstück - dies ist das Baugrundstück.  Neu Hinzufügen 30.10.2018klicken, das Objekt auswählen, zu dem das Grundstück gehört und die Adresse hinzufügen. Moderan verbindet die Adresse auch mit den Gebäuden und dem Objekt, die mit dem Grundstück verbunden sind.

Assets  >  Gebäude  -  Neu Hinzufügen 30.10.2018klicken und die Felder Gebäudename (Moderan zeigt diesen in Mietverträgen und Berichten an), wählen Sie das entsprechende Grundstück aus und tragen Sie die Gesamtmietfläche ein  - diese dient als Kalkulationsgrundlage für den porzentualen Objekt- und Gebäudeleerstand.  

 

2. Mietvertrag hinzufügen

Verträge  >  Mietverträge

Mietverträge 30.10.2018

Sie haben viele Mietverträge und deren Eingabe ist der Zeitaufwändigste Teil der Moderaneinführung in Ihrem Unternehmen. Daher empfehlen wir Ihnen mit Verträgen zu beginnen, deren Fristen bald anstehen bzw. besonders wichtig sind.

Neu Hinzufügen 30.10.2018 klicken und zunächst alle 3 Pflichtfelder ausfüllen:

  • Mieter -  Pluss icon_25102018.PNG klicken und den Namen des Mieters oder sofern Sie zuvor bereits eine Organisation hinzugefügt haben, diese einfach aus dem Aufklappmenü auswählen.
  • Vertragsnummer - diese dient zur Identifizierung von Verträgen und kann beliebige Zeichen und Nummern enthalten. Falls Sie keine Zahlen oder andere Indifikatioren auf Ihren Mietverträgen verwenden, nutzen eine freigewählte Zahlen bzw. Zeichenkombination die Ihnen und Ihrem Team dabei hilft, den Vertrag zu erkennen.
  • Gebäude - Wählen Sie dieses aus der Liste der zuvor eingegebenen Gebäude oder gehen Sie zu Punkt 1 zurück und geben Sie zunächst ein Gebäude ein.

Beachten Sie: Speichern Sie Ihre Daten ab und zu, so dass Sie keine eingegebenen Daten verlieren. 

Anschliessend, tragen Sie alle wichtigen Daten ein:

  • Datum der Übergabe - zeigt an ab wann die Fläche nichtmehr verfügbar ist. Das Datum bildet die Grundlage für alle Leerstandsberechnungen in Moderan. 
  • Beginn der Mietzahlung - wir in in allen Mietkalkulationen und entsprechenden Berichten berücksichtigt.
  • Geben Sie nun alle wichtigen Daten ein für die Sie von Moderan erinnert werden möchten - wenn diese in Ihren Verträgen stehen empfehlen wir Ihnen folgende Daten einzutragen: Ende der Mietzeit, Kündigungsfrist für die ordentliche Kündigung, sowie die Ablaufdaten der Mietsicherheit und der Versicherung sofern Entsprechende Pflichten in den Mietverträgen Ihrer Mieter stehen. Wenn Sie eine weitere wichtige Frist haben, fügen Sie diese bitte als benutzerdefinierte Frirst unter Sonstige Erinnerung unter den Automatischen E-Mail-Erinnerungen ein. 

Und nun von besonderer Bedeutung, füllen Sie die Felder unter Miete und andere Kosten aus. 

Miete und kosten im Mietvertrag 30.10.2018

In Mietvertragsansicht sind Miete und alle anderen Kosten sowie alles was diese beeinflusst in einem Block Miete und andere Kosten zusammengefasst. Von oben: Mietfläche, Monatsmiete und Miete pro m2. Anschliessend listet Moderan alle anderen Kosten auf die im Vertrag vermerkt sind. In der Mietvertragsansicht wie auch in der Mietvertragslistenansicht sehen Sie immer derzeit gültige Kosten. Wenn Sie auf eine der Positionen klicken sehen Sie alle Kosten in einer detaillierten Übersicht. 

  • Mietfläche - gewöhnlich möchten Sie diese angeben. Sollten Sie einen Vertrag haben der anstatt einer Mietfläche lediglich über eine Monatsmiete verfügt (z.B. Fläche für Funkmasten auf dem Dach oder Virtual-Office-Verträge in Coworking Spaces), lassen Sie das Feld Mietfläche leer.
  • Monatsmiete oder Miete pro m2 - nur einen der beiden Werte eingeben (den, den Sie im Mietvertrag als grundlegend vereinbart haben). Moderan berechnet den anderen, so dass beide in Ihren Berichten und Statistiken enthalten sind.
  • Andere Gebühren hinzufügen  - wenn Sie andere fixen Kosten in Mietverträgen verwenden (z.B.  Unterhalt, Parken und Werbekosten). Klicken Sie auf Andere Gebühren hinzufügen am Ende des Blocks und Sie gelangen in die Tabellenansicht mit den detaillierten Informationen zu allen Gebühren (wie unten gezeigt).

Gebührenarten 30.10.2018

Beachten Sie: Wenn sich die Miete oder Gebühren ändern benutzen Sie bitte die Schaltfläche Neu Hinzufügen 30.10.2018 und fügen Sie das Datum der Miet- bzw. Gebührenänderung hinzu. Ändern/Löschen Schaltflächen sollten Sie nur verwenden, wenn Sie einen Fehler gemacht haben und diesen berichtigen möchten.

Hier können Sie die Miete und andere Fixkosten, die sich seltner als einmal pro Monat ändern, sowie deren Änderungen eingeben. Um neue Gebühren hinzuzufügen oder einen Gebührenposten zu ändern, klicken Sie auf Neu Hinzufügen 30.10.2018 und füllen die folgenden Felder aus:

Gebührbezeichnung - wähle Sie die gewünschte aus. Bitte Beachten Sie, dass Sie pro Vertrag nur einen Gebührenposten mit der selben Bezeichnung aktiviert sein kann. Sollten Sie mehrere Arten von Parkgebühren haben (z.B. Parken und Parkkarte) oder andere ähnliche Gebührenposten innerhalb eines Vertrags geben Sie bitte jeden Gebührentyp mit einer unterschiedlichen Bezeichnung an (lesen Sie mehr dazu im Artikel über das hinzufügen neuer Gebührenarten).

Anfangsdatum - das Datum, wenn Sie mit der Gebührenberechnung dieser Gebühr beginnen . Das Anfangsdatum der ersten Miete entspricht dem Beginn der Mietzahlungen. Wenn Sie eine neue Reihe mit der selben Gebührenbezeichung hinzufügen wird Moderan dieses Datum als eine Änderung in der selben Gebührenart erkennen und automatisch die selbe Gebührenbezeichnung mit dem vorhergehenden Datum archivieren. Sie können auch zukünftige, bereits vereinbarte Änderungen von Miete oder Gebühren (z.B. Staffelmiete oder Nachlassperioden) vermerken, da Moderan sich auf das Anfangsdatum beruft und die abgelaufenen Gebühren archiviert soblad das nächste Datum erreicht ist und den richtigen Zeitspanne und Gebühren in die Berichte einbezieht.

Berechnungsgrundlage - wählen Sie entweder eine feste Summe, pro m2 oder nach Einheiten, laut Ihrem Vertrag mit Mieter. Fügen Sie anschliessend die benötigten Felder aus (Monatliche Gebühr, Gebühr pro m2 oder Gebühr pro Einheit sowie die Anzahl der Einheiten. Alle Gebühren, bei denen m2 als Berechnungsgrundlage dienen aktualisiert Moderan automatisch Gebühren, wenn Sie die Mietfläche ändern (erzeugt neue Reihen für diese Gebühren mit entsprechenden Anfangsdatum).

Indexieren - makieren Sie dieses Kästchen, falls Sie die Gebühr indexieren möchten.

Beschreibung - geben Sie jegliche Notizen die Sie als Zusatzinformation zur Gebührenänderung benötigen (z.B. Zweite Stufe der Staffelmiete; zweimonatige Mietfreiheit).

Mietfläche - um eine Veränderung der Mietfläche anzugeben klicken Sie auf den Reiter Mietflächen (direkt neben dem Reiter Gebührenarten). Das Anfangsdatum der ersten Mietfläche ist zugleich das Datum der Übergabe. Klicken Sie auf Neu Hinzufügen 30.10.2018, wenn die Grösse der Mietfläche sich verändert und fügen Sie das das Datum der Änderung der Mietfläche hinzu. Moderan wird automatisch benötigte Aktualisierungen der Miete und Gebühren vornehmen, die sich auf m2 beziehen.  

Mietfläche 01.11.2018

Tipp: Am Ende der Gebührenbezeichnungen Mietflächen Tabelle, werden historische Mieten, Gebühren und Mietflächen mit grauem Hintergrund angezeigt - dies erleichtert es Ihnen zu erkennen, welche Posten aktive und welche historisch sind. Die selbe Visualisierung archivierter Daten wird auch an anderen Stellen innerhalb von Moderan genutzt (z.B. in den Kontakt- und Organisationsansichten, und um zu sehen, welche Mietverträge abgelaufen sind).

 

 3. Berichte

Werfen Sie nun einen Blick auf die automatisch erzeugten Berichte.

Assets > Objekte - hier erhalten Sie einen Überblick über die Schlüsselergebnisse eine jeden Objekts. Die Gesamtmietfläche wird für alle mit einem Objekt verbundenen Gebäude berechnet. Leerstand, Gesamtmieteinkommen aller Verträge, Durchschnittliches Mieteinkommen pro mund andere Grössen werden automatisch bei jeder relevanten Datumsänderung oder jeglicher im System vorgenommener Vertragsänderung neu berechnet.

Berichte - hier haben Sie einen Überblick über Vertragsfristen, Mieterwechsel, Miet- und Gebührennberechnung, Gebäudeergebnis und vieles mehr. 

Tipp: Wenn Sie auf die kleinen Pfeile am Zeilenanfang bzw. Überschriften klicken können Sie mehr Details aus den Berichten anzeigen lassen - z.B. unten sehen Sie wie Sie im Bericht Mieter nach Flächenutzung Reihen- und Überschriftenpfeile nutzen um die Vetragsdetails zu jeder der Nutzungsarten anzeigen lassen.

Mieter nach Flächennutzung 01.11.2018