TASK & DEADLINE MANAGEMENT FOR COMMERCIAL REAL ESTATE
Never miss a task or deadline.
From certificate renewals to lease extensions, Moderan keeps every task, deadline, and reminder organized in one place, so nothing falls through the cracks across your portfolio.
Führende Immobilienunternehmen in ganz Europa vertrauen auf uns
CENTRALIZED TASK MANAGEMENT
One system for tasks, reminders, & deadlines
- Create tasks and subtasks directly from any lease, building, or contact
- Assign responsibility to team members, with automatic notifications
- Track status portfolio-wide, filtered by property, assignee, or team
Commercial real estate runs on deadlines: certificate renewals, lease extensions, inspections, compliance dates. Moderan brings them all into one place, so instead of checking dozens of contracts and buildings individually, you see everything that needs attention in one view.
SMARTE BENACHRICHTIGUNGEN UND Workflows
Reminders that reach the right person.
- Get notified the moment a task is assigned to you
- Receive deadline reminders automatically before renewals, indexation dates, and expirations
- Break complex processes into subtasks, so nothing gets missed along the way
Notifications go out automatically when a task is assigned and again as its deadline nears, so responsibility is always clear.
Complex processes, like a certificate renewal, can be broken into subtasks, keeping every step organized under one task instead of scattered across emails.
PORTFOLIO-WIDE OVERSIGHT
See every task, across every property & team.
- Filter by time period, status, or assignee to switch between personal and team views
- Group and export activity reports for management or compliance reviews
- Bulk update progress or reassign tasks when responsibilities shift
Every task lives in the Activities center, Moderan’s central hub for tasks, deadlines, and reminders across your portfolio. Filter by property, assignee, or team to get a portfolio-wide view of what’s open, overdue, or done.
DOCUMENT MANAGEMENT WITH DATES THAT MATTER
Manage documents. Stay on top of dates.
- Store certificates, contracts, deeds, and insurance policies directly on the record they belong to
- Track expiration dates for compliance documents and renewals
- Attach files and links directly to the task tracking their deadline
Building certificates, service agreements, and insurance policies stay stored alongside the properties and contracts they belong to.
Expiration dates and deadlines can be tracked and reminders are sent out, so renewals never sneak up on you.
CUSTOM WORKFLOWS
Built for how your team works.
- Add custom progress options, like In Progress, Waiting for Vendor, or Under Review
- Create task types beyond Task, such as Inspection, Follow-up, or Certificate Renewal
- Assign colors to each stage for a clearer view of where things stand
Every team tracks work differently. Admins can customize progress stages and task types to match existing workflows, instead of forcing every task into a generic “To Do” and “Done.”
Moderan kann viel mehr als nur Mietvertragsverwaltung.
Rait Riim
Leiterin der Abteilung Immobilien Asset Management
FÜR WEN IST MODERAN GEMACHT?
Von Immobilienprofis empfohlen
Every role in your organization gets the visibility to stay ahead of what’s due.
Team Leads & Admins
who need portfolio-wide visibility into who owns what, and what’s overdue.
Property Manager
who need to track certificate renewals, inspections, and day-to-day deadlines.
Asset Manager
who manage lease extensions, renewals, and time-sensitive contract terms.
Compliance & ESG Teams
who need certification and renewal deadlines tracked without manual follow-up.
Features that match how you work
Features for CRE Task Management
Task & Subtask Creation
Break complex processes into manageable steps, assign to different people.
Assignment Notifications
Automatic emails the moment a task is assigned, for clear responsibilities.
Vertragsfristen-Alarm
Lassen Sie sich an wichtige Termine & Optionen erinnern.
Document Linking
Attach certificates, contracts, and files directly to tasks to track deadlines.
Custom Workflows
Configure progress options and task types to match your team’s process.
Bulk Editing
Reassign or update multiple tasks at once when responsibilities shift.
Verbinden Sie Moderan mit Ihrem Software-Ökosystem
Unsere Schnittstellen-Partner
Wir haben ein starkes Netzwerk von spezialisierten Schnittstellenpartnern aufgebaut. Unser Ökosystem dient dazu, Ihnen alle Funktionen zu bieten, die Sie für Ihre effiziente Arbeit benötigen. Wenn Sie eine Schnittstelle benötigen, die noch nicht aufgeführt ist, oder wenn Sie daran interessiert sind, einer unserer Integrationspartner zu werden, kontaktieren Sie uns noch heute.
bei den Besten im Einsatz
Was unsere Nutzer über Moderan sagen
„Wir sind glücklich, Moderan unseren Partner nennen zu können
Wenn wir eine Präsentation an einen neuen Kunden schicken, setzen wir den Namen Moderan darauf. Denn ich finde, das ist einer unserer Vorteile – dass wir es nutzen.“
Real Game Management ist ein Dienstleister für Immobilienverwaltung und Investitionsberatung in Litauen.
„Es war einfach Zeit für etwas Neues und Modernes.
Wir hatten seit 2000 eine Software im Einsatz, die entsprechend veraltet war. So waren Integrationen mit anderer Software praktisch unmöglich. Zudem gab es nur starre Eingabemasken, die nicht flexibel an unsere Bedürfnisse anpassbar waren. Es war also einfach Zeit für etwas Neues, Zeitgemäßes."
Kläffling Immobilienmanagement hat sich auf die Verwaltung von Mehrfamilienhäusern, WEG und Gewerbeimmobilien in Berlin spezialisiert.
„Moderan kann viel mehr als nur Mietvertragsverwaltung.
Mit Moderan haben wir immer einen klaren Überblick über unsere Mieter und Mietverträge. Es ist aber auch unverzichtbar für das Tracking der Portfolio-Performance, für die Nebenkostenabrechnungen und die Rechnungsstellung. Moderan ist ein unersetzliches Werkzeug für jedes Unternehmen mit vermieteten Liegenschaften.“
LHV Pank ist ein estnisches Bank- und Finanzdienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in Tallinn.
"Das Vertragsmanagement von Moderan passt perfekt zu unseren Strukturen.
Es benötigt keine Installationszeit, ist einfach in der Anwendung, spart Zeit und gibt uns volle Fristenkontrolle. Unersetzlich!“
Lumi Capital investiert in ertragsstarke Immobilien, entwickelt hochwertige Flächen und verfolgt langfristige Investitionsstrategien mit mehreren Objekten.
„Moderan hat die Verwaltung unserer Mietverträge immens vereinfacht.
Alles ist online und unsere Mitarbeiter können jederzeit und an jedem Ort auf Vertragsdaten und Mieterinformationen zugreifen.“
Rotermann City ist ein modernisiertes Stadtviertel im Herzen von Tallinn, das zwischen der Altstadt, dem Hafen und dem Viru-Platz liegt.
FAQ
How do you track tasks in Moderan?
Tasks live in Activities, Moderan’s central hub for deadlines and to-dos. You can create a task from any lease, building, or contact, assign it to a team member, and track its status alongside every other task in your portfolio, filtered by property, assignee, or team.
Can I assign tasks to other team members?
Yes. Any task can be assigned to any user in your organization. The assignee gets an automatic email notification when the task is created, so responsibility is always clear.
Can I attach documents to a task?
Yes. Files and links can be attached directly to a task, and they also appear in the property, contract, or contact’s Files & Notes section, so documentation stays connected to both the task and the record it belongs to.
What happens when a deadline is approaching?
Moderan sends a reminder automatically as the due date nears, so nothing depends on someone remembering to check.
Can I see tasks across my whole portfolio, not just one property?
Yes. Tasks can be filtered by property, assignee, team, or time period, so you can switch between a personal to-do list and a full portfolio view.
Is Moderan only for large teams, or does it work for smaller portfolios too?
Moderan works for any portfolio size. Whether you’re managing a handful of properties or hundreds, tasks and deadlines are tracked the same way, and the system scales with you as your portfolio grows.