Real Game Management

Real Game Management: Siła małego zespołu zarządzającego nieruchomościami dzięki odpowiedniemu partnerowi

Oprogramowanie do zarządzania portfelem nieruchomości nie zostało stworzone jedynie dla największych graczy. Odpowiednie rozwiązanie może stać się dla małych zespołów nie tylko przewagą strategiczną, lecz także stanowić przejście od balansowania na granicy opłacalności do pewnego, stabilnego rozwoju.

Odkryj, z jaką łatwością litewska firma Real Game Management – niewielki zarządca nieruchomości i doradca inwestycyjny poszukujący dużych rezultatów – rozpoczęła pracę z Moderan i jaki wpływ miała na nią ta zmiana. Ponad 3 lata temu, wybierając Moderan, znalazła nie tylko właściwe narzędzie, lecz także prawdziwego partnera, który wciąż wspiera rozwój firmy.

Pobierz przykład realizacji

Specjalizacja

Usługi zarządzania nieruchomościami i doradztwo inwestycyjne

Siedziba

Litwa

Wyzwanie

Przez ostatnie 5 lat prywatni inwestorzy nieruchomości w Wilnie i Kownie zaufali Real Game Management , powierzając im zarządzanie i rozwój swoich portfeli nieruchomości. Inwestorzy, niezależnie od tego czy specjalizują się w mieszkaniach, lokalach handlowych, czy nieruchomościach przemysłowych, mogą polegać na doświadczeniu Real Game, powierzając im wszystko − od zarządzania procesem wynajmu po codzienne operacje.

Real Game Management zarządza łącznie mieszanym portfelem dwudziestu nieruchomości. Przy zaledwie dwuosobowym zespole do zarządzania nieruchomościami, wspieranym przez sieć profesjonalistów zajmujących się konserwacją, naprawami i doradztwem inwestycyjnym, firma radzi sobie z codziennymi operacjami z imieniu swoich inwestorów.

Jak zatem tak mały zespół utrzymuje sprawne działanie w ramach zróżnicowanego i rosnącego portfela?

Rozmawialiśmy z Dalė Kulak, menedżerem ds. nieruchomości w Real Game Management, by dowiedzieć się, jak jej zespół radzi sobie ze złożonością procesów zarządzania nieruchomościami, a także o tym, jak Moderan okazał się czymś więcej niż tylko codziennym narzędziem. Pełni rolę zaufanego partnera, wspierającego podnoszenie wartości świadczonych usług dla klientów.

Punkt przełomowy

Real Game Management, jak wiele innych dostawców usług zarządzania nieruchomościami, zaczynał od Excela. Choć rozwiązanie to sprawdzało się w przypadku kilku budynków z niewielką liczbą najemców, szybko stało się niepraktyczne, gdy portfel zaczął rosnąć, a operacje stawały się coraz bardziej złożone.

Punkt przełomowy nastąpnił, gdy w codziennej pracy pojawiły się:

ogromne, nieporęczne arkusze,
przypadkowe i zagadkowe zmiany formuł,
rozproszone dokumenty,
trudności z powiązaniem danych z nieruchomościami.

Dalė dodaje:

„Excel działał dobrze, gdy mieliśmy tylko kilka nieruchomości, jednak teraz korzystanie z niego w codziennych operacjach byłoby stratą czasu”.

Zdawszy sobie sprawę z konieczności wdrożenia wyspecjalizowanego oprogramowania, zespół przetestował lokalnie opracowane narzędzie, które początkowo wydawało sie obiecujące – oferowało m.in. funkcje dostępu dla najemców i komunikacji. Jednak w praktyce okazało sie, że choć narzędzie miało wiele funkcji, nie spełniało w pełni podstawowych potrzeb, takich jak rozliczanie mediów czy przejrzysty podgląd portfela.

„Ten proces zabrał dużo mojego czasu, ale był dobrą lekcją – pozwolił mi zrozumieć, czego naprawdę nie potrzebuję”.

Rozwiązanie

Dalė dowiedziała się o Moderan od swojego współpracownika. Dzięki wcześniejszym doświadczeniom z oprogramowaniem dokładnie wiedziała, czego chce, a czego woli unikać. Dziś, ponad 3,5 roku później, wciąż nazywa tamto pierwsze spotkanie z Moderan punktem przełomowym.

„Mój współpracownik pokazał mi Moderan i skontaktowaliśmy sie z nimi... to było proste. Po godzinnym wprowadzeniu wiedziałam, że mogę spróbować. Dostałam dostęp do wersji testowej oraz cennik. To wszystko. Zdecydowaliśmy się na Moderan”.

Proces wdrożenia i przejścia na nowe narzędzie również przebiegł bardzo płynnie.

Zespół Moderan współpracował z Dalė przy przenoszeniu zarówno prostych, jak i bardziej złożonych nieruchomości do systemu. Za każdym razem, gdy pojawiały się nietypowe wyzwania – zwłaszcza przy niestandardowych kalkulacjach kosztów – zespół Moderan słuchał, wspólnie szukał rozwiązań i przygotowywał rozwiązania szyte na miarę.

Dalė podkreśla wysoką jakość komunikacji i wsparcia:

„Zaczęliśmy od jednej, łatwej nieruchomości, a potem zajęliśmy się naprawdę trudną... Kiedy nie mieli gotowej odpowiedzi, wracali po konsultacjach z zespołem IT i przedstawiali mi rozwiązania. Komunikacja była prosta, a odpowiedzi szybkie”.

Takie partnerskie podejście upewniło Real Game Management, że Moderan to nie tylko oprogramowanie, ale prawdziwy doradca, zaangażowany w ich sukces.

Codzienna praktyka: efektywność i zaufanie

Dziś Moderan jest głównym narzędziem biznesowym Real Game. Jest używany przez cały dzień, każdego dnia, obok e-maila i Dysku Google.

Moderan upraszcza:

dostęp do warunków i umów najmu,
sporządzanie raportów dotyczących zużycia prądu, wody i innych mediów, a także ich kosztów dla najemców,
szybkie odpowiadanie na pytania właścicieli nieruchomości i inwestorów,
centralizację i uporządkowanie wszystkich danych o nieruchomościach.

Dalė opowiada, jak Moderan wspiera ją w codziennej pracy z najemcami:

„Jeśli najemca pyta mnie o coś... po prostu otwieram Moderan. Pobieram dane z ostatniego roku czy dwóch i wysyłam mu przejrzystą tabelę z pełnymi wyjaśnieniami i liczbami. Mogę przygotować raport w dwie minuty, a oni zazwyczaj już nie dopytują, bo dostają więcej niż się spodziewali”.

Zamiast przekopywać się przez foldery i pliki PDF, Dalė natychmiast znajduje potrzebne informacje i może skupić się na kolejnych zadaniach.

„Jeśli najemca dzwoni w sprawie umowy najmu... mogę po prostu włączyć Moderan i łatwo ją znaleźć. Nie muszę wchodzić na Dysk Google, szukać umowy, otwierać ją i czytać w kółko”.

Dzięki temu Real Game Management nie musi gasić codziennych pożarów, lecz może skoncentrować się na rozwoju bieznesu.

Rezultat

Mniej stresu, więcej skupienia na planowaniu rozwoju

To, co przed wdrożeniem Moderan, było ręczną, czasochłonną pracą, teraz można rozwiązać w kilku kliknięciach. Scentralizowana platforma ułatwia także śledzenie przepływów pieniężnych i zwiększa dokładność prognozowania rozwoju.

Dla Real Game Management oznacza to również wieksze zaufanie klientów, którzy widzą dobrze zorganizowane, profesjonalne podejście do zarządzania swoimi inwestycjami. Firma wspomina nawet o Moderan podczas prezentacji dla nowych klientów, co jest dowodem zaufania i narzędziem dającym przewagę konkurencyjną.

„Cieszymy się, że możemy nazywać Moderan naszym partnerem”.

Rada dla innych małych zespołów

Przejście od przestrzałych systemów jak Excel do wyspecjalizowanych oprogramowań może być dużym krokiem, szczególnie dla mniejszych zespołów. Gdy punkt przełomowy dla Excela nadejdzie (a z pewnością nadejdzie!), rada Dalė jest prosta:

„Musisz dokładnie znać i wyrażać swoje potrzeby, szukając przy tym kogoś, kto będzie w stanie je w pełni zaspokoić, a także, w razie zmiany oczekiwań, wykaże się elastycznością”.

Kluczowe jest znalezienie nie tylko platformy, a partnera, który rośnie razem z tobą – nie poprzez wprowadzanie kolejnych funkcji, lecz poprzez gwarację działania podstawowych elementów na najwyższym poziomie. Jak pokazuje doświadczenie Dalė: nie potrzebujesz wielu funkcji, które działają przeciętnie, a rozwiązania, w którym najważniejsze aspekty, takie jak wyliczanie kosztów czy zarządzanie najmem, działają bez zarzutu.

A dla tych, którzy myślą, że takie oprogramowanie jest przeznaczone wyłącznie dla największych graczy?

„Moderan ma rozwiązanie także dla małych firm. To bardzo elastyczne oprogramowanie, które może być używane przez każdego”.

W przypadku Real Game Management przejście nie wprowadziło dodatkowej komplikacji, a wręcz przeciwnie – ułatwiło pracę. Dzięki odpowiedniemu systemowi nawet mały zespół może efektywnie zarządzać zróżnicowanym portfelem, szybciej odpowiadać klientom, budując tym samym zaufanie wśród inwestorów i najemców.

Scentralizowane dane o nieruchomościach

Automatyczne raporty dotyczące mediów

Sprawne odpowiadanie inwestorom

„Z radością możemy nazwać Moderan naszym partnerem... W prezentacjach wysyłanych do nowych klientów umieszczamy nazwę Moderan. Uważam, że korzystanie z tego oprogramowania jest jednym z naszych przywilejów”.

Real Game Management