Verpasste Fristen können Sie teuer zu stehen kommen

Fristenmanagement wird oft unterschätzt. Gerade bei Gewerbeimmobilien ist es aber einer der entscheidenden Aspekte für ein gelungenes Mietvertragsmanagement. Denn verpasste Fristen können Sie viel Geld kosten. Das ist vermutlich nichts Neues für Sie. Doch wussten Sie, dass diese schnell zu Millionenverlusten bei Ertrag und Immobilienwert führen können?

Bei Gewerbeimmobilien sind die Laufzeiten der Mietverträge oft relativ lang. Laufzeiten von fünf bis zehn Jahren, teilweise sogar bis zu 15 Jahre sind sehr verbreitet. Innerhalb dieser langen Zeiträume stehen natürlich zahllose Fristen an:

• Mietindexierungen
• Optionen zur vorzeitigen Vertragsauflösung
  
• Verhandlungsfenster zur regulären Vertragsbeendigung
• auslaufende Versicherungen oder Garantieerklärungen der Mieter

Diese und alle weiteren Fristen jederzeit im Auge zu behalten, ist eine Herausforderung für sich. Es klingt nicht wie eine Riesensache, aber es steht viel auf dem Spiel: Das Management von Terminen und Fristen wirkt sich direkt auf Ihre Risiken, Ihren Ertrag und den Wert Ihrer Immobilien aus.

RISIKEN – Wenn ein Mieter eine Frist verpasst, steht der Vermieter in der Pflicht

Viele Fristen liegen in der Verantwortung der Mieter. Wenn diese sich aber nicht darum kümmern, muss der Vermieter möglicherweise die Folgen ausbaden. Viele Verträge verpflichten Mieter mit erhöhtem Risiko – wie Restaurants, chemische Reinigungen oder Produktionsstätten – dazu, ihre zusätzlichen Risiken mit gültigen Versicherungen abzudecken. Zusätzlich hinterlegen manche Mieter ihre Mietkautionen in Form von Garantieerklärungen von Banken oder Muttergesellschaften. Sowohl Versicherungen als auch Garantien haben aber oft Ablaufdaten, die vor dem Ende des Mietzeitraums liegen. Und dann?

Ein Beispiel: In der Küche eines Restaurants bricht ein Feuer aus. Der Schaden für den Eigentümer und die benachbarten Mieter ist beträchtlich, doch die Versicherung des Eigentümers weigert sich aufgrund der Brandursache, die volle Schadenshöhe und die Folgekosten zu übernehmen. Genau aus diesem Grund wird vom Mieter ja erwartet, dass er eine eigene Haftpflichtversicherung besitzt. Diese ist jedoch abgelaufen, der Versicherungsschutz erloschen. Nun müsste der Restaurant-Betreiber die aus dem Brand entstehenden Kosten selbst übernehmen. Aufgrund des Brandes gibt es aber auch hier nichts zu holen. Nur als rhetorische Frage: Wer bleibt nun auf den Kosten sitzen?

Aus diesem Grund liegt es im ureigenen Interesse des Vermieters bzw. Eigentümers, solche Fristen beständig im Blick zu haben und sicherzustellen, dass die Versicherungen und Garantien der Mieterinnen und Mieter immer valide sind.

ERTRAG – Verpasste Mietindexierungen können sich leicht summieren

Es wird oft unterschätzt, wie wichtig Mietindexierungen sind. In den meisten Gewerbemietverträgen ist festgelegt, dass Indexierungen pro Jahr nur in einem bestimmten Zeitraum vorgenommen werden können. Wenn Sie dieses Zeitfenster verstreichen lassen, haben Sie die Indexierung in der Regel für ein ganzes Jahr verpasst. Sie haben selbstverständlich im kommenden Jahr wieder die Möglichkeit zur Indexierung. Erstens aber bleibt die Ertragssteigerung, die mit einer Mietanpassung möglich gewesen wäre, für das laufende Jahr verloren.

Zweitens gibt es immer auch Grenzen, wie stark Sie die Miete indexieren können. Das bedeutet, dass Sie die verpasste Indexierung nicht einfach nachholen können, indem Sie die Indexierung im Folgejahr einfach verdoppeln. Folglich summiert sich der Einnahmeverlust für eine versäumte Indexierung über einen längeren Zeitraum. Das ist die pure Schönheit (und reine Macht) des Zinseszinses.

IMMOBILIENWERT – ist abhängig vom Mietertrag und Risikofaktoren

Schlussendlich ist Ihr jährliches Mieteinkommen die Schlüsselkomponente für den Immobilienwert (als Faustregel gilt das 10 bis 20fache des jährlichen Mietertrags). Wenn Ihnen also aufgrund einer versäumten Mietindexierung 100 Euro an monatlicher Miete entgehen, verlieren Sie urplötzlich auch 18.000 Euro an Immobilienwert.

Ein weiterer Aspekt sind die schon erwähnten Risiken. Wenn Sie Mieter mit erhöhten Risiken haben, diese Risiken aber nicht adäquat absichern, kann das einen schweren Schlag für Ihren Immobilienwert bedeuten.

Deshalb ist es entscheidend, den Überblick über Ihre Fristen zu behalten. Hier und da mal eine Frist zu verschwitzen, klingt vielleicht nicht wie eine große Sache. Aber lassen Sie sich nicht täuschen: Schlechtes Fristenmanagement hat Auswirkungen auf Ihren aktuellen Umsatz, den Portfoliowert im Allgemeinen und Ihre geschäftlichen Perspektiven.

Genau hier liegt im Übrigen der Ursprung von Moderan: Vor fünf Jahren begannen wir damit, ein übersichtliches und verlässliches Fristenmanagement für Immobilienbesitzer und -verwalter zu schaffen. Ungenügendes Fristencontrolling ist der häufigste Grund für Einnahmenverluste bei Immobilieneigentümern  – und gleichzeitig eine der Aufgaben, die mit modernen Software-Tools am einfachsten zu lösen sind (und damit ist nicht Excel gemeint).

Moderan erinnert Sie via Mail und über eine integrierte Termin- und Aufgabenliste rechtzeitig an alle anstehenden Fristen. Die Aufgabenliste enthält auch überfällige Aufgaben. So ist sichergestellt, dass Sie immer auch die potenziellen Risiken im Auge haben, wenn eine Frist nicht eingehalten wurde.

Mit Moderan haben Sie die Kontrolle über Ihre Termine, Ihren Ertrag und damit auch über Ihren Immobilienwert.

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