Betriebs- und Nebenkosten – Vor- und Nachteile verschiedener Abrechnungsmodelle

Weltweit existieren verschiedene Modelle, wie Betriebs- und Nebenkosten abgerechnet werden. Die jeweils passende Lösung dafür zu finden, kann durchaus herausfordernd sein. Heutzutage nimmt die durchschnittliche Laufzeit von Mietverträgen ab. Das ist die Zeit für moderne Lösungen, die beiden Seiten – Mietern und Eigentümern – die heute notwendige Flexibilität garantieren.

Die Art und Weise, wie Betriebs- und Nebenkosten abgerechnet werden, sind aus historischen und rechtlichen Gründen in den einzelnen Ländern sehr unterschiedlich. Auch die Stabilität der nationalen Wirtschaft beeinflusst, welches Abrechnungsmodell genutzt wird. Manchmal ist es auch einfach nur Gewohnheit. Dabei haben alle Modelle ihre eigenen Vor- und Nachteile für die Mieter und die Vermieter, die es zu beachten gilt. Betrachtet man die verschiedenen Ansätze, lassen sich drei grundlegende Modelle identifizieren, wie Betriebs- und Nebenkosten kalkuliert und in Rechnung gestellt werden.

Die 3 Abrechnungsmodelle für Betriebs- und Nebenkosten

• 1. Kosten in der Miete enthalten– am weitesten verbreitet in Business Centern und im asiatischen Raum
  2. Jährlich festgesetzte, monatliche Vorauszahlung – typisch für den deutschsprachigen Raum und andere westeuropäische Staaten, dort teilweise der Standard
  3. Monatliche Kalkulation und Rechnungsstellung – Standard in Mittel- und Osteuropa und anderen Staaten mit traditionell weniger langfristigen Geschäftsbeziehungen und Vertragslaufzeiten

Die Vor- und Nachteile der einzelnen Abrechnungsmodelle

1. Kosten in der Miete enthalten

In dieses Modell werden alle Betriebs- und Nebenkosten bereits mit dem Mietpreis abgegolten. Es kommt hauptsächlich bei kleineren, überschaubaren Räumlichkeiten – wie z. B. kleinen Büro-Einheiten – zur Anwendung, in denen der individuelle Konsum voraussehbar nicht hoch ist. Zusätzlich findet sich dieses Modell auch in solchen Fällen, in denen die Mieterinnen die Verträge direkt mit den Versorgern für Strom, Gas, Wasser usw. abschließen und nicht über den Vermieter. Gerade für verbrauchsintensive Unternehmen wie die Betreiber großer Lagerhallen oder industrielle Produktionsstätten bietet sich dies an. Aufgrund ihrer Größe können sie häufig eigene, günstigere Preise mit den Versorgern aushandeln.

Vorteile

• praktisch und bequem für die Mieterin, da die monatlichen Kosten für sie planbar sind
• weniger Arbeit pro Monat für den Vermieter

Nachteile

• Der Vermieter übernimmt das finanzielle Risiko: Falls die tatsächlichen Kosten den kalkulierten und in der Miete enthaltenen Betrag übersteigen, bleibt er auf den Mehrkosten sitzen. Daher sollte der Vermieter die Kostenentwicklung beständig im Blick behalten und besonderes Augenmerk auf Effizienz legen.

2. Jährlich festgesetzte, monatliche Vorauszahlung

Der Vermieter und die Mieterin einigen sich in diesem Modell auf eine monatliche Vorauszahlung, für die Betriebs- und Nebenkosten. Die Höhe der Vorauszahlung wird typischerweise jährlich neu festgesetzt. Die periodische Anpassung der Vorauszahlungen basiert dabei auf der tatsächlichen Höhe der umlegbaren Betriebskosten und des tatsächlichen Verbrauchs. Auf Basis der realen Kosten des vergangenen Jahres wird dann ein neuer monatlicher Abschlag für das Folgejahr vereinbart.

Dieses System ist der Standard für Wohnimmobilien in Deutschland. Die Voraussetzungen dafür sind eine im Vergleich zu anderen Staaten und Regionen traditionell längere Dauer von Mietverträgen und ein stabiles ökonomisches Umfeld. Auch das gegenseitige Vertrauen von Mieterin und Vermieter spielt hier eine große Rolle. Immerhin findet der Ausgleich zwischen den von der Mieterin geleisteten Zahlungen und den tatsächlichen Kosten für den Vermieter erst nach einem längeren Zeitraum statt, häufig erst nach mehr als einem Jahr.

Aus Sicht der Buchhaltung ist das natürlich eine große Herausforderung. Beide Vertragsparteien müssen Reserven einkalkulieren, um mögliche Zusatzkosten ausgleichen zu können. In Deutschland findet die Neukalkulation der monatlichen Beträge häufig erst elf bis zwölf Monate nach Jahresende statt. Das Resultat ist, dass noch im Dezember Rechnungen für das Vorjahr einlaufen können – nicht gerade von Vorteil für die Buchhaltung, wenn Sie den finanziellen Jahresabschluss spätestens sechs Monate nach Ende des Kalenderjahres machen wollen.

Vorteile

• geringer monatlicher Aufwand
  
• vorhersehbare Kosten für den Zeitraum eines Jahres
  

Nachteile

• Nachzahlungen und Neuberechnung der monatlichen Vorauszahlungen ziehen sich oft über das Jahresende hinaus; die Buchhaltung wird dadurch verkompliziert
• unpassend für kurzzeitige Mietverhältnisse – es drohen überraschende Nachzahlungen lange nachdem der Mietvertrag beendet wurde

3. Monatliche Kalkulation und Rechnungsstellung

Die monatliche Abrechnung der Betriebs- und Nebenkosten kann durchaus mehr Aufwand pro Monat mit sich bringen. Am Ende bedeutet das aber auch eine sehr transparente Geschäftsbeziehung zwischen Mieter und Vermieterin sowie eine saubere Buchhaltung für beide Seiten.

Vor allem in Zeiten, in denen die Buchhaltung mit papiernen Aktenbergen und Excel-Tabellen das Geschehen bestimmten, bedeutete dieses Modell eine Belastung. Genau aus diesem Grund gingen die westeuropäischen Staaten einst zu dem Modell aus monatlichen Vorauszahlungen und jährlicher Neukalkulation über. Auch die steigende Dauer der Mietverhältnisse und die über Jahrzehnte insgesamt sehr stabile wirtschaftliche Entwicklung führten dazu, dass die Vertragspartnerinnen sicher damit rechnen konnten, dass die Gegenseite das in sie gebrachte Vertrauen auch rechtfertigt.

Vorteile

• transparente und saubere Abrechnung und Buchhaltung
  
• keine lagfristigen Verpflichtungen
  

Nachteile

• die Durchsetzung dieses Systems kann schwierig sein, wenn sich erst einmal das Modell der monatlichen Vorauszahlungen durchgesetzt hat
• ohne die passenden Werkzeuge bedeutet dieses Modell einiges an zusätzlicher Arbeit

Wie die Abrechnung der Betriebs- und Nebenkosten im Detail erfolgt, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Dabei die richtige Lösung zu finden, ist immer eine Sache der Abwägung. Die monatliche Abrechnung ist mit Sicherheit für alle Beteiligten der flexibelste und transparenteste Ansatz. Dies war jedoch lange mit einem enormen Aufwand für die Vermieter-Seite verbunden. Deshalb haben sich lange Vertragslaufzeiten, monatliche Pauschalbeträge und eine jährliche Abrechnung zum Standard entwickelt – zumindest in den wirtschaftlich stabilen und prosperierenden Ländern.

Heute jedoch sehen wir neue Entwicklungen: Die durchschnittliche Laufzeit von Mietverhältnissen nimmt weltweit wieder ab. Sowohl Mieter als auch Vermieter wissen Flexibilität mehr und mehr zu schätzen. Zum einen werden hier die Folgen der Corona-Pandemie deutlich, die auch im Immobiliensektor deutliche Spuren hinterlässt. Andererseits lässt sich der Trend zu Flexibilität und Multifunktionalität nicht auf die aktuelle Pandemie reduzieren. Der Wandel der Anforderungen und Erwartungen ist tiefgreifender und langfristiger, wie unter anderem eine Studie der Trendforscher vom zukunftsInstitut zeigt. Ein Modellwechsel hin zur monatlichen Kalkulation und Rechnungsstellung wird dadurch auch in Ländern attraktiv, in denen dies bisher keine verbreitete Praxis ist.

Außerdem: Mit intelligenten Software-Lösungen wie Moderan verliert die monatliche Abrechnung ihr Kopfschmerz-Potenzial.

Mit Moderan geht die monatliche Abrechnung der Betriebs- und Nebenkosten einfacher und schneller als je zuvor. Geben Sie die Gebühren der Service-Dienstleister ein, importieren Sie die Zählerstände und schon sind die Kosten berechnet. Das ist selbst für größere Liegenschaften eine Sache von wenigen Minuten. So bleiben Ihre Buchhaltung und Zahlungsströme stets transparent und übersichtlich.

Nutzen Sie digitale Partner wie Moderan, um den Erwartungen der Mieter nach mehr Flexibilität in einem sich wandelnden Immobilienmarkt gerecht zu werden.

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