Cyfryzacja w zarządzaniu nieruchomościami jest często przedstawiana w skrajnych ujęciach. Albo jako ogromny projekt transformacyjny albo jako coś, co sztuczna inteligencja rozwiąże w magiczny sposób. W rzeczywistości żadna z tych perspektyw nie oddaje tego, jak faktycznie działają zespoły zarządzające nieruchomościami komercyjnymi.
Podczas gdy wymagania ESG, obowiązki raportowe i oczekiwania najemców stale rosną, wiele organizacji wciąż zmaga się z rozproszonymi danymi, procesami opartymi na Excelu oraz ręcznymi operacjami. Problemem nie jest brak technologii, lecz brak uporządkowanej, scentralizowanej bazy danych, która zapewnia przejrzystość i kontrolę w codziennej działalności.
Te pytania znalazły się również w centrum uwagi podczas 16. edycji Annual Green and Blue Building Conference, która odbyła się w Wiedniu w listopadzie ubiegłego roku i została zorganizowana przez Ghezzo: Wissen rockt! Podczas wydarzenia eksperci branżowi dyskutowali o realnych mozliwościach i ograniczeniach cyfryzacji, zarówno w ujęciu ogólnym, jak i w kontekście sztucznej inteligencji, w środowisku zabudowanym. Po panelu poświęconym transformacji energetycznej i branży nieruchomości Alexander Ghezzo rozmawiał z Martinem Schröderem, Manadżerem ds. sprzedaży odpowiedzialnym w Moderan za rynki niemieckojęzyczne, aby kontynuować rozmowę o kluczowej wartości cyfryzacji za kulisami.
W tej rozmowie, Martin przedstawia pragmatyczne spojrzenie na cyfryzację w zarządzaniu nieruchomościami komercyjnymi. Wyjaśnia, gdzie zarządcy nieruchomości mogą już dziś osiągać szybkie efekty, dlaczego sztuczna inteligencja bywa często źle rozumiana, na które międzynarodowe przykłady warto zwrócić uwagę oraz dlaczego elastyczność, mozliwa dzięki uporządkowanym i wiarygodnym danym, staje się nowym standardem w nieruchomościach komercyjnych.
Na podstawie rozmowy przeprowadzonej w języku niemieckim.
Alexander Ghezzo (AG): Dlaczego cyfryzacja sprawia tyle trudności w zarządzaniu nieruchomościami i jak odnaleźć drogę do sukcesu?
Martin Schröder (MS): Branża nieruchomości jest tradycyjnie kształtowana przez długoterminowe umowy, złożone procesy i ugruntowane struktury. Wielu zarządców nieruchomości nadal korzysta z arkuszy Excela, dokumentacji papierowej lub rozproszonych, przestarzałych systemów informatycznych. Istnieją dwa główne powody takiego stanu rzeczy.
Po pierwsze funkcjonuje przekonanie, że „to, co dotychczas działało, nie wymaga zmian”. Prawdziwą przeszkodą nie jest brak technologii, lecz trudnosć w zmianie utrwalonych procesów. Cyfryzacja oznacza zmianę, a ta wymaga gotowości do kwestionowania wieloletnich przyzwyczajeń.
Po drugie, wdrażanie nowego oprogramowania jest często postrzegane jako czasochłonne i kosztowne. Czasami takie postrzeganie jest uzasadnione, ale nie zawsze musi tak być.
Szczególnie w obszarze zarządzania nieruchomościami sytuacja staje się coraz bardziej wymagająca. Wymagania rosną i obejmują m.in. ESG, optymalizację kosztów operacyjnych, a także raportowanie, podczas gdy marże pozostają pod presją. Wiele zespołów jest po prostu przeciążonych. Muszą radzić sobie z większą liczbą zadań i odpowiedzialności, nie dysponując przy tym dodatkowymi zasobami. W rezultacie cyfryzacja jest często postrzegana raczej jako dodatkowa praca, a nie ulga.
I właśnie tutaj pojawiają się szybkie efekty. Centralna, przejrzysta i niezawodna baza danych wyraźnie usprawnia codzienną pracę. Gdy wszystkie dane, od certyfikatów energetycznych po terminy umów, są zapisane cyfrowo i łatwo dostępne, decyzje można podejmować szybciej i na bardziej solidnych podstawach. Zamiast tracić czas na szukanie informacji, zarządcy nieruchomości mają natychmiastowy wgląd w sytuację i mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne: aktywnym zarządzaniu nieruchomościami.
AG: Jak oceniasz obecną modę na AI?
MS: Oczekiwania są ogromne, to tak, jakby AI mogło rozwiązać wszystkie problemy branży za pomocą jednego kliknięcia. Należy jednak pamiętać, że zarządzanie nieruchomościami jest oparte na umowach, terminach i relacjach międzyludzkich. Istnieją procesy, których nie da się przeprowadzić jedynie przy użyciu algorytmu.
Kolejną kluczową kwestią jest odpowiedzialność. Kto, tak naprawdę, jest gotów pozostawić decyzję dotyczącą nieruchomości w rękach AI, które, w najlepszym przypadku, jest tylko częściowo przejrzyste? W branży nieruchomości stawką się miliony a nawet miliardy dolarów. Nawet gdy korzysta się z AI w bardziej rutynowych zadaniach, to jednak zawsze potrzebny jest człowiek sprawujący nadzór i podejmujący ostateczną decyzję. Jeśli inwestycja się nie powiedzie lub termin przepadnie, odpowiedzialność nie spoczywa na AI, lecz na zarządcy nieruchomości lub aktywów.
To właśnie dlatego postrzegamy AI jako narzędzie wspierające, a nie zastępujące człowieka.
Z naszej perspektywy AI jest najbardziej wartościowe wtedy, gdy przejmuje jasno określone zadania np. automatyczne rozpoznawanie tekstu z dokumentach. Takie zastosowanie przyczynia się do zwiększenia efektywności.
Jednak bez uporządkowanych danych AI jest bezużyteczne. Jeśli informacje są rozporoszone, niekompletne lub nieprawidłowe, AI raczej potęguje problemy niż je rozwiązuje. Dlatego naszym priorytetem nie jest korzystanie z AI za wszelką cenę, a tworzenie uporządkowanego, scentarlizowanego i przejrzystego środowiska danych. Dopiero na tej podstawie AI może w pełni pokazać swoją wartość.
AG: Jakie międzynarodowe przykłady uważasz za inspirujące i jak na ich tle wypada Austria?
MS: Estonia jest fascynującym przykładem. Kraj ten, od około 25 lat, funkcjonuje praktycznie bez papieru. Dotyczy to zarówno administracji publicznej, służby zdrowia jak i sektora nieruchomości. Procesy, które gdzie indziej są nadal prowadzone przy użyciu Excela lub papierowej dokumentacji, tam, od wielu lat, są w pełni cyfrowe, efektywne i przejszyste. To podejście opiera się na odpowiedniej infrastrukturze publicznej.
W Austrii sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Nie chcę wydawać jednoznacznej oceny, jednak moje osobiste doświadczenie pokazuje, że Austria jest wciąż na początku swojej drogi. Wielu menedżerów nieruchomości nadal polega na Excelu i odrębnych systemach. W niektórych branżach nadmierne regulacje utrudniają wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań. Dodatkowe wartwy biurokracji często sprawiają, że nowe cyfrowe rozwiązania są bardziej skomplikowane niż powinny.
Jednocześnie zmiany są już w toku. Rosnące koszty, bardziej złożone wymagania najemców i regulacje ESG wywierają presję na firmach. W rezultacie więcej organizacji zaczyna na poważnie interesować się cyfryzacją.
AG: W nieruchomościach komercyjnych najemcy, powierzchnie i umowy zmieniają się dynamicznie. Jak zarządzać taką złożonością?
MS: To prawda, zwłaszcza w sektorze nieruchomości komercyjnych. Dynamika jest ogromna i w ostatnich latach jeszcze wzrosła. Najemcy zmieniaja się częściej, przestrzenie sa przekształcane, a umowy stale renegocjowane. Każdy, kto opiera się wyłącznie na Excelu lub dokumentacji papierowej, szybko traci kontrolę.
Jedynym praktycznym rozwiązaniem jest uporządkowana, scentralizowana baza danych. Gdy wszystkie informacje o powierzchniach, umowach i terminach są przechowywane w jednym miejscu, aktualne i łatwo dostępne, pojawia się przejrzystość. Pozwala to szybko reagować na zmiany zamiast podejmować próby łączenia niekompletnych danych.
Ponadto platforma cyfrowa umożliwia automatyzację procesów takich, jak zarządzanie terminami raportowanie czy rozliczanie kosztów eksploatacyjnych. To znacząco ogranicza pracę administracyjną.
AG: Panowanie jakich trendów w nieruchomościach komercyjnych można dziś zaobserwować?
MS: Widzimy wyraźny trend w kierunku większej elastyczności. Tradycyjne długoterminowe umowy najmu tracą na znaczeniu, a krótsze i bardziej elastyczne modele stają się coraz bardziej atrakcyjne. Wiele firm nie chce już wiązać się z jedną lokalizacją na 10 czy 15 lat. Zamiast tego wolą dostosować przestrzeń do bieżących potrzeb biznesowych.
Jednocześnie rozwija się kultura współdzielenia. Coworking, biura tymczasowe i wspólna infrastruktura zyskują na znaczeniu nawet w bardziej tradycyjnych środowiskach komercyjnych. Uzytkownicy coraz częściej oczekują, że powierzchnie dopasują się do ich potrzeb, nie na odwrót.
Ten trend będzie się rozwijał. Elastycznosć staje się standardem, a nie wyjątkiem. Właściciele i menedżerowie, którzy chcą odnieść sukces w dłuższej perspektywie, muszą odpowiadać na te zmiany poprzez modułowe koncepcje przestrzeni, elastyczne umowy oraz wspacie cyfrowe. Gdy wszystkie dane, dotyczące powierzchni, najmu, terminów i kosztów, są zintegrowane w jednym miejscu, zespoły mogą wprowadzać zmiany bez konieczności przebudowywania całej pracy w Excelu.
AG: Co tak naprawdę wyróżnia Moderan na tle tradycyjnych systemów zarządzania nieruchomościami?
MS: Różnica zaczyna się od fundamentów Moderan jest w pełni oparty na chmurze. Choć dziś może się to wydawać oczywiste, w praktyce często tak nie jest. Wielu menedżerów nieruchomości nadal korzysta z oprogramowania instalowanego lokalnie, dostępu do VPN lub ograniczonych rozwiązań zdalnych. Dzięki Moderan zespoły mogą pracować z dowolnego miejsca. Aktualizacje odbywają się automatycznie, a użytkownicy nie ponoszą ukrytych kosztów związanych z serwerami, utrzymaniem czy aktualizacjami systemu.
Kolejnym wyróżnikiem jest podejście Moderan jako otwartej platformy. Zamiast próbować robić wszystko samodzielnie, Moderan pełni rolę centralnej warstwy danych i procesów, integrując się z wyspecjalizowanymi rozwiązaniami, takimi jak systemy księgowe, CRM czy inteligentne systemy pomiarowe. Dzięki temu organizacje mogą budować własny ekosystem, zamiast wybierać między sztywnymi narzędziami typu „wszystko w jednym” a rozproszonymi, niepołączonymi rozwiązaniami.
Moderan koncentruje się na nieruchomościach komercyjnych, szczególnie w sektorze MŚP. Wiele tradycyjnych systemów jest projektowanych głównie z myślą o rynku mieszkaniowym albo dużych przedsiębiorstwach, co wiąże się ze złożonością i wysokim nakładem wdrożeniowym. Moderan został zaprojektowany dla zespołów, które profesjonalnie zarządzają powierzchniami komercyjnymi, ale nie dysponują dedykowanym działem IT. Widać to w intuicyjnych interfejsach, przejrzystej logice opartej na powierzchniach i umowach oraz niskiej barierze wdrożenia. Cyfryzacja powinna przynosić ulgę, a nie być kolejnym dużym projektem.
Koszty operacyjne to kolejny obszar, w którym Moderan się wyróżnia. W nieruchomościach komercyjnych stanowią one kluczowy czynnik wpływający zarówno na rentowność, jak i satysfakcję najemców. Moderan porządkuje dane kosztowe w przejrzysty sposób, transparentnie zarządza kluczami podziału kosztów i pokazuje zależności między powierzchniami, umowami i kosztami. Dzięki temu ogranicza liczbę błędów i dodatkowych zapytań, jednocześnie budując zaufanie – zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z najemcami.
AG: Czy Moderan jest bardziej narzędziem zwiększającym efektywność, czy raczej instrumentem do zarządzania strategicznego?
MS: W rzeczywistości pełni obie funkcje – i właśnie na tym polega jego siła. W praktyce wartość systemu często zaczyna się na poziomie operacyjnym, a w pełni ujawnia się na poziomie strategicznym.
W codziennej pracy Moderan działa przede wszystkim jako skuteczne narzędzie zwiększające efektywność. Oznacza to mniej pracy w Excelu, brak duplikowania danych oraz uporządkowaną strukturę zamiast rozproszonych informacji. Raporty nie muszą już powstawać pod presją czasu – są dostępne na żądanie. To samo w sobie znacząco redukuje nakład pracy i pozwala zaoszczędzić czas.
Jednak efektywność jest jedynie podstawą. Gdy dane są kompletne, uporządkowane i scentralizowane, Moderan staje się realnym narzędziem zarządzania. Właściciele i menedżerowie zyskują pełną przejrzystość portfela, obejmującą umowy najmu, strukturę najemców, poziom pustostanów, przychody i koszty. Dzięki temu decyzje strategiczne mogą być podejmowane na podstawie danych, a nie intuicji.
Wielu użytkowników zaczyna korzystać z Moderan, aby odzyskać kontrolę nad codziennymi operacjami. Z czasem odkrywają, że mogą zarządzać swoimi portfelami znacznie bardziej strategicznie niż wcześniej.
AG: Zrównoważony rozwój ma znaczenie tylko wtedy, gdy można go mierzyć. Jak Moderan radzi sobie z tą kwestią?
MS: Zrównoważony rozwój nabiera znaczenia dopiero wtedy, gdy przestaje być hasłem marketingowym i staje się mierzalny. W nieruchomościach komercyjnych wymaga to solidnej bazy danych, która pokazuje, jak w czasie zmieniają się zużycie, koszty i emisje.
W Moderan kluczową rolę odgrywają koszty operacyjne. W tym emisje CO₂ , które można bezpośrednio powiązać z konkretnymi powierzchniami i umowami najmu. Dzięki temu uzyskujemy przejrzystość oraz konkretne, mierzalne wskaźniki zrównoważonego rozwoju.
System oferuje również moduł energii odnawialnej, który umożliwia oddzielne raportowanie energii elektrycznej pochodzącej z instalacji fotowoltaicznych lub zielonych umów energetycznych. Pozwala to w każdej chwili określić, jaki udział w całkowitym zużyciu energii stanowi energia odnawialna.
Co istotne, Moderan nie jest odrębnym narzędziem ESG, które tworzy równoległe procesy. Dane związane ze zrównoważonym rozwojem są bezpośrednio zintegrowane z codziennym zarządzaniem nieruchomościami. Obejmuje to m.in. zarządzanie certyfikatami i dokumentami efektywności energetycznej, a także monitorowanie zużycia i emisji. Dzięki temu zrównoważony rozwój staje się naturalną częścią codziennych działań, a nie oddzielnym obowiązkiem raportowym.
Podsumowanie
Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi staje się coraz bardziej złożone, a nie prostsze. Wraz ze wzrostem wymagań ESG, rosnącą popularnością elastycznych umów najmu oraz obowiązków raportowych, potrzeba przejrzystości i kontroli staje się kluczowa. Jednocześnie skuteczna cyfryzacja nie zaczyna się od modnych narzędzi czy chwilowych trendów — jej fundamentem są uporządkowane, scentralizowane dane, które wspierają zarówno codzienne operacje, jak i długoterminowe podejmowanie decyzji.
Dla właścicieli i zarządców nieruchomości wniosek jest jasny: ci, którzy już dziś inwestują w solidne podstawy danych, będą lepiej przygotowani na przyszłe zmiany. Elastyczność, transparentność i strategiczna kontrola przestają być opcją — stają się standardem.
Chcesz dowiedzieć się, jak uporządkowane i dobrze zarządzane dane mogą wspierać Twój portfel nieruchomości komercyjnych?
Zamów demo i sprawdź, jak Moderan pomaga zespołom wyjść poza Excela i zarządzać złożonością w sposób przejrzysty i efektywny.
Martin Schröder jest menedżerem ds. nieruchomości odpowiedzialnym za rynki niemieckojęzyczne w Moderan. Na co dzień współpracuje z właścicielami i zarządcami nieruchomości komercyjnych w regionie DACH, pomagając im wprowadzać strukturę, przejrzystość i kontrolę w coraz bardziej złożonych portfelach. Podczas 16. konferencji Green & Blue Building w Wiedniu brał udział w panelu dyskusyjnym dotyczącym roli branży nieruchomości w transformacji energetycznej.
Alexander Ghezzo działa w branży eventowej od 2000 roku i jest twórcą licznych odnoszących sukcesy konferencji oraz kongresów w Austrii, ze szczególnym uwzględnieniem tematyki nieruchomości, facility management oraz przemysłu. Jego wydarzenia są regularnie relacjonowane przez wiodące media, takie jak Kurier, Wohnkrone, Immobilien Fokus, OIZ i TGA. Podanto Alexander jest doświadczonym trenerem w zakresie prezentacji i moderacji, rozwiązywania problemów, przywództwa, a także specjalistycznych obszarów marketingu i optymalizacji operacyjnej.
