Kläffling Immobilienmanagement to firma specjalizująca się w zarządzaniu budynkami mieszkalnymi, wspólnotami mieszkaniowymi oraz nieruchomościami komercyjnymi. Zarządzają nieruchomościami komercyjnymi na terenie całych Niemiec, choć swoją działalnosć rozwijają głównie w Berlinie.
Kläffling Immobilienmanagement napotkała poważne trudności w dążeniu do modernizacji sposobu zarządzania portfelem firmy. Dotychczas używane oprogramowanie, funkcjonujące od 2000 roku, stało sie znaczącą przeszkodą. W miare rozwoju firmy i ewolucji runku nieruchomości, ograniczenia przestarzałego systemu stawały się coraz bardziej widoczne i problematyczne.
Jedną z najpilniejszych kwestii był brak możliwości integracji. Stare oprogramowanie działało w izolacji, bez możliwości łączenia się z innymi systemami, które stawały się niezbędne we współczesnym zarządzaniu nieruchomościami. Taka izolacja sprawiała, że każda próba uproszczenia pracy, wdrożenia nowych narzędzi czy uzyskania dostepu do analiz danych była skomplikowana i nieefektywna. Dla firmy zarządzającej szerokim porfelem nieruchomości na terenie Niemiec stanowiło to poważne wyzwanie.
Kolejną znaczącą przeszkodą była sztywność samego oprogramowania. Maski wprowadzania danych, jako stałe i nieelastyczne, uniemożliwiały ich dostosowanie do konkrenych potrzeb. Oznaczało to, że wszelkie indywidualne wymagania lub specyfika działania firmy nie mogły zostać uwzględnione — zespół był zmuszony dostosowywać się do ograniczeń systemu, zamiast współpracowac z nim na własnych warunkach. Takie warunki pracy nie tylko ograniczają produktywność, lecz także hamują każdą potencjalną innowację w codziennej pracy.
Firma rozpoczeła proces transformacji cyfrowej, wprowadzając system zarządzania dokumentami cyfrowymi jako krok w stronę działalności opartej na dokumentach elektronicznych. Jednak stare oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami nie mógło integrować się z nowym systemem, co doprowadziło do izolacji danych, uniemozliwiając stworzenie płynnego, spójnego środowiska cyfrowego. Ta rozdźwięk był jasnym sygnałem, że nadszedł czas na znaczącą modernizację.
W obliczu dynamicznych zmian zachodzących w branży zarządzania nieruchomościami – gdzie nowe technologie i cyfrowe narzędzia stały się standardem – firma dostrzegła potrzebę zmiany. Chcąc zachować konkurencyjność i nadal zapewniać swoim klientom obsługę najwyższej jakości, Kläffling Immobilienmanagement uznał za konieczne pilne wdrożenie nowocześniejszego, elastyczniejszego i skalowalnego rozwiązania systemowego.
W obliczu tych wyzwań firma rozpoczęła poszukiwania rozwiązania, które nie tylko zastąpiłoby ich przestarzały system, lecz także wspierało trwającą transformację cyfrową oraz przyszły rozwój.
Firma potrzebowała platformy programistycznej, która płynnie zintegrowałoby się z już istniejącymi systemami, zapewniałaby elastyczność i możliwość dostosowania, a także wspierała zaawansowane, oparte na danych podejście, do którego dążono. Odpowiedzią na te potrzeby okazał się Moderan.
Punktem przełomowym dla Kläffling Immobilienmanagement były targi EXPO REAL w 2019 roku, podczas których firma zapoznała się z oprogramowaniem Moderan do zarządzania nieruchomościami. Zaintrygowana jego potencjałem, na początku 2020 roku rozpoczęła intensywne rozmowy z zespołem Moderanu. Podczas kompleksowej prezentacji demo zaprezentowano możliwości systemu, co ostatecznie przekonało firmę do jego wdrożenia.
Pierwszym aspektem, który zwrócił uwagę firmy, była użyteczność systemu Moderan. Już od pierwszego kontaktu z platformą widać było, że zaprojektowana została z myślą o użytkowniku. Prosty i intuicyjny proces wdrożania pozwolił zespołowi Kläffling szybko odnaleźć się w nowym systemie. Łatwośc obsługi okazała się kluczowym czynnikiem – szczególnie w kontekście złożoności i ilości danych, którymi firma zarządzała na co dzień.
Kolejną istotną zaletą Moderan były jego zaawansowane mozliwości integracyjne. Platforma płynnie łączyła się z innymi niezbędnymi narzędziami, z których korzystała firma, w szczególności Microsoft BusinessCental i Casavi. Ta funkcja okazała się kluczowa, ponieważ pozwoliła Kläffling Immobilienmanagement stworzyć cyfrowy ekosystem, w którym wszystkimi danymi można zarządzać z jednego, spójnego źródła. Uprościło to codzienne procesy, a jednocześnie zwiększyło dokładność i dostępność danych w całej organizacji.
Możliwość dostosowywania i skalowalność były również kluczowymi cechami, które wyróżniały Moderan na tle innych rozwiązań. Kläffling potrzebował systemu, który można było dopasować do specyficznych wymagań firmy i który będzie się rozwijał wraz z rozwojem biznesu. Moderan zaoferował właśnie to – elastyczną platformę, którą można było dostosowac do unikalnych potrzeb oraz oraz rozbudowywać w miarę ewolucji działań. Dzięki temu firma nie musiała już więcej narażać swoich procesów na ryzyko związane z korzystaniem z dotychczasowego oprogramowania.
Co więcej podejście zespołu Moderan, skoncentrowane na potrzebach klienta, odegrało istotną rolę w podjęciu decyzji przez firmę. W trakcie rozmów zespół Moderan wykazał się głębokim zrozumieniem wyzwań i aspiracji Kläffling Immobilienmanagement. Zaangażował się w merytoryczne dyskusje na temat potencjalnych integracji oraz przyszłych funkcjonalnych usprawnień, zapewniając, że rozwiązanie nie tylko spełni obecne potrzeby, lecz także wesprze w osiągnięciu długoterminowch celów. Taki poziom troski o klienta oraz gotowość do uwzględnienia jego sugestii w procesie rozwoju firmy zostały docenione przez Andreasa Kläfflinga i Annę Förtsch, administratora systemu w firmie.
Wdrożenie Moderan było krokiem milowym w drodze Kläffling Immobilienmanagement ku rozwiązaniom chmurowym. Po wcześniejszym sukcesie związanym z cyfrowym systemem zarządzania dokuentami, Moderan stał się ich drugim kluczowym krokiem w strone chmury. Platforma zapewniła skalowość i nowoczesność, której szukała firma, co pozwoliło im w pełni korzystać z zalet technologii chmurowej. Dodatkowo, konkurencyjna cena Moderan sprawiła, że był to wybór atrakcyjny — oferujący wysoką wartość bez kompromisów w zakresie funkcjonalności i wydajności.
Podsumowując, rozwiązanie oferowane przez Moderan łączy w sobie łatwość obsługi, zaawansowane możliwości integracji, elastyczne opcje dostosowania, skalowalność oraz wyjątkowe wsparcie klienta. Takie połączenie odpowiedziało na konkretne wyzwania, przed którymi stanęła firma Kläffling Immobilienmanagement GmbH, tworząc solidne podstawy dla udanej transformacji cyfrowej i znacząco usprawniając procesy zarządzania nieruchomościami.
Wdrożenie oprogramowania Moderan przyniosło przełomowe zmiany w Kläffling Immobilienmanagement GmbH, dostarczając szereg istotnych rezultatów, które usprawniły działalność operacyjną firmy oraz ogólną efektywność.
Jednym z najbardziej bezpośrednich i zauważalnych efektów była poprawa procesów zarządzania danymi. Dzięki Moderan obsługa i zestawianie skomplikowanych danych stały się niezwykle efektywne. Platforma oferuje intuicyjny interfejs, który zapewnia łatwy dostęp do wszystkich niezbędnych informacji, gwarantując zespołowi stały dostęp do właściwych danych na wyciągnięcie ręki. Taka dostępność usprawniła podejmowanie decyzji oraz zoptymalizowała wiele zadań administracyjnych, które dotychczas były uciążliwe i czasochłonne.
Co więcej, możliwości integracyjne Moderanu odegrały kluczową rolę w usprawnieniu działań. Dzięki płynnej integracji z Microsoft BusinessCentral i Casavi, Moderan stworzył spójny cyfrowy ekosystem dla Kläffling Immobilienmanagement. Ta integracja umożliwiła lepszą koordynację pomiędzy różnymi systemami, eliminując silosy danych i zwiększając ogólną efektywność pracy. W efekcie zespół może teraz skuteczniej zarządzać nieruchomościami i szybciej reagować na pojawiające się problemy.
Moderan umożliwił również firmie wprowadzenie zautomatyzowanych procesów analizy czynszów. Ta automatyzacja była przełomowa, gdyż pozwoliła Kläffling Immobilienmanagement szybko i precyzyjnie dostosować czynsze do aktualnego wskaźnika najmu. Przed wdrożeniem Moderanu takie analizy były niemożliwe ze względu na ogromną ilość danych i koniecznosć ręcznej pracy. Automatyzacja nie tylko pozwoliła zaoszczędzić czas, lecz także umożliwiła dopasowanie czynszów do najnowszych trendów rynkowych, co pomogło firmie w utrzymaniu konkurencyjności i zmaksymalizowaniu przychodów.
Wdrożywszy system cyfrowego zarządzania dokumentami, Moderan stał się głównym źródłem danych w cyfrowym środowisku firmy. Rozwiązanie chmurowe zapewniło skalowalność i elastyczność, pozwalając firmie na adaptację i rozwój bez ograniczeń stwarzanych przez wcześniejsze oprogramowanie. Transformacja do chmury przyniosła również zwiększone bezpieczeństwo i łatwy dostęp do danych, wspierając dalsze działania zmierzające ku cyfrowym rozwiązaniom.
Jednym z subtelniejszych, lecz znaczących efektów było zwiekszenie potencjału zespołu. Choć Moderan nie zmnieszył całkowitego nakładu pracy, umożliwił jednak zespołowi, dzięki automatyzacji rutynowych procesów, skoncentrowanie się na bardziej strategicznych zadaniach. Ta zmiana usprawniła analizę najmów i reagowanie wszędzie tam, gdzie było to konieczne – na przykład poprzez terminowe dostosowanie czynszów. Nowo uzyskana przestrzeń operacyjna otworzyła również drogę do innowacji i usprawnień, które dotąd nie były możliwe.
Firma Kläffling Immobilienmanagement GmbH zyskała również na prezentowanym przez Moderan podejściu zorientowanym na potrzeby klienta. Responsywne wsparcie oraz gotowość do opracowywania rozwiązań alternatywnych w obliczu pojawiających sie wyzwań – szczególnie w obszarze zarządzania COA – utwierdziły firmę w decyzji o wyborze Modernu. To parnerstwo zagwarantowało ciągły rozwój oprogramowania zgodnie z potrzebami firmy, czyniąc z niego rozwiązanie niezawodne i odporne na upływ czasu.
Efekty wdrożenia oprogramowania Moderan były wielowymiarowe i miały istotny wpływ na działalność firmy. Począwszy od usprawnienia zarządzania danymi i zwiększenia efektywności operacyjnej, przez udaną transformację cyfrową, aż po lepsze wykorzystanie potencjału zespołu – Moderan znacznie podniósł możliwości Kläffling Immobilienmanagement GmbH. Firma jest teraz lepiej przygotowana do zarządzania rozbudowanym portfelem nieruchomości, reagowania na zmiany rynkowe oraz kontynuowania ścieżki rozwoju w oparciu o solidne, cyfrowe fundamenty.
„Od 2000 roku korzystaliśmy z innego oprogramowania, które z biegiem czasu również stało się przestarzałe. W efekcie integracja z innymi systemami była praktycznie niemożliwa. Ponadto, sztywne maski wprowadzania danych uniemożliwiały nam elastyczne dopasowanie formularzy do naszych potrzeb. Nadszedł więc czas na coś nowego i nowoczesnego.”
