Kläffling Immobilienmanagement to firma specjalizująca się w zarządzaniu budynkami mieszkalnymi, wspólnotami mieszkaniowymi oraz nieruchomościami komercyjnymi. Zarządzają nieruchomościami komercyjnymi na terenie całych Niemiec, choć swoją działalnosć rozwijają głównie w Berlinie.
Kläffling Immobilienmanagement napotkała poważne trudności w dążeniu do modernizacji sposobu zarządzania portfelem firmy. Dotychczas używane oprogramowanie, funkcjonujące od 2000 roku, stało sie znaczącą przeszkodą. W miare rozwoju firmy i ewolucji runku nieruchomości, ograniczenia przestarzałego systemu stawały się coraz bardziej widoczne i problematyczne.
Jedną z najpilniejszych kwestii był brak możliwości integracji. Stare oprogramowanie działało w izolacji, bez możliwości łączenia się z innymi systemami, które stawały się niezbędne we współczesnym zarządzaniu nieruchomościami. Taka izolacja sprawiała, że każda próba uproszczenia pracy, wdrożenia nowych narzędzi czy uzyskania dostepu do analiz danych była skomplikowana i nieefektywna. Dla firmy zarządzającej szerokim porfelem nieruchomości na terenie Niemiec stanowiło to poważne wyzwanie.
Kolejną znaczącą przeszkodą była sztywność samego oprogramowania. Maski wprowadzania danych, jako stałe i nieelastyczne, uniemożliwiały ich dostosowanie do konkrenych potrzeb. Oznaczało to, że wszelkie indywidualne wymagania lub specyfika działania firmy nie mogły zostać uwzględnione — zespół był zmuszony dostosowywać się do ograniczeń systemu, zamiast współpracowac z nim na własnych warunkach. Takie warunki pracy nie tylko ograniczają produktywność, lecz także hamują każdą potencjalną innowację w codziennej pracy.
Firma rozpoczeła proces transformacji cyfrowej, wprowadzając system zarządzania dokumentami cyfrowymi jako krok w stronę działalności opartej na dokumentach elektronicznych. Jednak stare oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami nie mógło integrować się z nowym systemem, co doprowadziło do izolacji danych, uniemozliwiając stworzenie płynnego, spójnego środowiska cyfrowego. Ta rozdźwięk był jasnym sygnałem, że nadszedł czas na znaczącą modernizację.
W obliczu dynamicznych zmian zachodzących w branży zarządzania nieruchomościami – gdzie nowe technologie i cyfrowe narzędzia stały się standardem – firma dostrzegła potrzebę zmiany. Chcąc zachować konkurencyjność i nadal zapewniać swoim klientom obsługę najwyższej jakości, Kläffling Immobilienmanagement uznał za konieczne pilne wdrożenie nowocześniejszego, elastyczniejszego i skalowalnego rozwiązania systemowego.
W obliczu tych wyzwań firma rozpoczęła poszukiwania rozwiązania, które nie tylko zastąpiłoby ich przestarzały system, lecz także wspierało trwającą transformację cyfrową oraz przyszły rozwój.
Firma potrzebowała platformy programistycznej, która płynnie zintegrowałoby się z już istniejącymi systemami, zapewniałaby elastyczność i możliwość dostosowania, a także wspierała zaawansowane, oparte na danych podejście, do którego dążono. Odpowiedzią na te potrzeby okazał się Moderan.
Punktem przełomowym dla Kläffling Immobilienmanagement były targi EXPO REAL w 2019 roku, podczas których firma zapoznała się z oprogramowaniem Moderan do zarządzania nieruchomościami. Zaintrygowana jego potencjałem, na początku 2020 roku rozpoczęła intensywne rozmowy z zespołem Moderanu. Podczas kompleksowej prezentacji demo zaprezentowano możliwości systemu, co ostatecznie przekonało firmę do jego wdrożenia.
Pierwszym aspektem, który zwrócił uwagę firmy, była użyteczność systemu Moderan. Już od pierwszego kontaktu z platformą widać było, że zaprojektowana została z myślą o użytkowniku. Prosty i intuicyjny proces wdrożania pozwolił zespołowi Kläffling szybko odnaleźć się w nowym systemie. Łatwośc obsługi okazała się kluczowym czynnikiem – szczególnie w kontekście złożoności i ilości danych, którymi firma zarządzała na co dzień.
Kolejną istotną zaletą Moderan były jego zaawansowane mozliwości integracyjne. Platforma płynnie łączyła się z innymi niezbędnymi narzędziami, z których korzystała firma, w szczególności Microsoft BusinessCental i Casavi. Ta funkcja okazała się kluczowa, ponieważ pozwoliła Kläffling Immobilienmanagement stworzyć cyfrowy ekosystem, w którym wszystkimi danymi można zarządzać z jednego, spójnego źródła. Uprościło to codzienne procesy, a jednocześnie zwiększyło dokładność i dostępność danych w całej organizacji.
Możliwość dostosowywania i skalowalność były również kluczowymi cechami, które wyróżniały Moderan na tle innych rozwiązań. Kläffling potrzebował systemu, który można było dopasować do specyficznych wymagań firmy i który będzie się rozwijał wraz z rozwojem biznesu. Moderan zaoferował właśnie to – elastyczną platformę, którą można było dostosowac do unikalnych potrzeb oraz oraz rozbudowywać w miarę ewolucji działań. Dzięki temu firma nie musiała już więcej narażać swoich procesów na ryzyko związane z korzystaniem z dotychczasowego oprogramowania.
Co więcej podejście zespołu Moderan, skoncentrowane na potrzebach klienta, odegrało istotną rolę w podjęciu decyzji przez firmę. W trakcie rozmów zespół Moderan wykazał się głębokim zrozumieniem wyzwań i aspiracji Kläffling Immobilienmanagement. Zaangażował się w merytoryczne dyskusje na temat potencjalnych integracji oraz przyszłych funkcjonalnych usprawnień, zapewniając, że rozwiązanie nie tylko spełni obecne potrzeby, lecz także wesprze w osiągnięciu długoterminowch celów. Taki poziom troski o klienta oraz gotowość do uwzględnienia jego sugestii w procesie rozwoju firmy zostały docenione przez Andreasa Kläfflinga i Annę Förtsch, administratora systemu w firmie.
Wdrożenie Moderan było krokiem milowym w drodze Kläffling Immobilienmanagement do rozwiązań chmurowych. Podążając za ich wcześniejszym sukcesem z cyfrowym zarządzaniem systemem dokumentów, Moderan stał się ich drugim głównym chmurowym partnerem. Platforma zapewniła skalowosć i nowoczesność, której szukali, co pozwoliło im w pełni wykorzystać zalety technologii chmurowej. Dodatkowo konkurencyjna cena Moderan uczyniła z niego atrakcyjną opcję, oferującą znaczną wartość bez kompromisów w zakresie funkcji czy wydajności.
In summary, Moderan’s solution brought together ease of use, powerful integration capabilities, customisation, scalability, and exceptional customer support. This combination addressed the specific challenges faced by Kläffling Immobilienmanagement GmbH, setting the stage for a successful digital transformation and significantly improving their property management operations.
The implementation of Moderan’s software brought transformative changes to Kläffling Immobilienmanagement GmbH, delivering a range of significant outcomes that enhanced their operations and overall efficiency.
One of the most immediate and noticeable impacts was on their data management processes. With Moderan, the maintenance and compilation of master data became highly efficient. The platform provided an intuitive interface where all necessary information was easily accessible, ensuring that the team always had the right data at their fingertips. This accessibility improved decision-making and streamlined various administrative tasks, which previously were cumbersome and time-consuming.
Moreover, the integration capabilities of Moderan played a crucial role in enhancing operations. By seamlessly connecting with Microsoft BusinessCentral and Casavi, Moderan created a cohesive digital ecosystem for Kläffling Immobilienmanagement. This integration allowed for better coordination between different systems, reducing data silos and improving overall workflow efficiency. As a result, the team could now manage their properties more effectively and respond to issues more promptly.
Moderan also enabled the company to introduce automated processes for analysing rents. This automation was a game-changer, as it allowed Kläffling Immobilienmanagement to adjust rents in line with the current rent index quickly and accurately. Before Moderan, such analysis was not feasible due to the sheer volume of data and the manual effort required. The automation not only saved time but also ensured that rent adjustments were based on the latest market trends, helping the company stay competitive and maximise revenue.
Having already implemented a digital document management system, Moderan became the central data source within their digital landscape. The cloud-based solution provided scalability and flexibility, allowing the company to adapt and grow without being constrained by their software. This cloud transition also meant enhanced security and data accessibility, further supporting their move towards a paperless office.
One of the more subtle yet profound outcomes was the creation of capacity within the team. While Moderan did not reduce the overall workload, it enabled the team to focus on more strategic tasks by automating routine processes. This shift allowed team members to analyse tenancies more rapidly and intervene when necessary, such as making timely rent adjustments. The newfound capacity also opened up opportunities for innovation and process improvements that were previously not possible.
Kläffling Immobilienmanagement GmbH also benefited from the customer-oriented approach of the Moderan team. The responsive support and willingness to develop workarounds for any challenges encountered, particularly with COA management, reinforced their decision to choose Moderan. This partnership ensured that the software continuously evolved to meet their needs, making it a reliable and future-proof solution.
The outcomes of implementing Moderan’s software were multifaceted and impactful. From improved data management and operational efficiency to successful digital transformation and enhanced team capacity, Moderan significantly elevated the capabilities of Kläffling Immobilienmanagement GmbH. The company is now better equipped to manage their extensive property portfolio, respond to market changes, and continue their growth trajectory with a robust digital foundation.
„Od 2000 roku korzystaliśmy z innego oprogramowania, które z biegiem czasu również stało się przestarzałe. W efekcie integracja z innymi systemami była praktycznie niemożliwa. Ponadto, sztywne maski wprowadzania danych uniemożliwiały nam elastyczne dopasowanie formularzy do naszych potrzeb. Nadszedł więc czas na coś nowego i nowoczesnego.”
