Lumi Capital: Professionelle Immobilienverwaltung als Wettbewerbsvorteil

Ein Moderan-Praxisbericht

Die Herausforderung: Verwaltung eines gemischten Portfolios mit zahlreichen Mietern in verschiedenen Ländern

• die Verwendung von Excel ist zeitaufwändig und anfällig für Fehler
• Excel bietet keine Tools für automatisierte Analysen und Berichte; es gibt keine Möglichkeit, die Historie von Mietverträgen oder einzelnen Immobilien zu verfolgen
• spezialisierte Software ist oft zu kompliziert oder zu teuer

Die Lösung: Umstieg auf Moderan zur Verbesserung der Miet- und Immobilienverwaltung

• alle Mietverträge und Informationen sind an einem Ort organisiert und zugänglich
• schnell und einfach zu implementieren; flexible, benutzerbasierte Preisgestaltung
• Mietvertragshistorie für jede Immobilie, jeden Mieter oder die Gesamtfläche – Datenvergleich und Analyse gehen schnell und einfach
• automatisch generierte Berichte: Fristen und Termine, Mieterwechsel, monatliche Einnahmen, Objektperformance und vieles mehr
• Nebenkostenabrechnungen sind schneller und transparent
• Fair gestaffelte Preise und angepasst an die Bedürfnisse jedes kleinen bis mittelgroßen Immobilienunternehmens

Einleitung

Lumi Capital gehörte zu den frühesten Nutzern von Moderan und verwendet es bis heute zur Verwaltung ihres gemischten Portfolios. Dabei bilden vier Immobilienkategorien die Schwerpunkte der Investitionen von Lumi.

1. Lebensmitteleinzelhandel vor Ort, d.h. Nachbarschaftsläden, die auch andere Dinge des täglichen Bedarfs anbieten (Apotheke, Blumenladen, Gastronomie, Paketautomaten etc.). Als alle anderen noch auf große suburbane Einkaufszentren setzten, sahen sie bereits das Zukunftspotenzial des quartiersbezogenen Einzelhandels.
2. Büro-Immobilien und Immobilien mit gemischter Nutzung haben es Lumi ermöglicht, mit neuen Konzepten für Bürokunden zu experimentieren, wie z. B. einem Carsharing-Service für Mieter und Mieterinnen.
3. Mietwohnhäuser, die sie als Erste auf dem estnischen Markt etablierten. Lumi hat gezeigt, dass profesionell verwaltete Mehrfamilienhäuser, die zur Direktvermietung gebaut wurden, den einzelnen Mietern einige Vorteile bieten im Vergleich zu Wohnungen in Privatbesitz.
4. Logistik-Gebäude, deren Ziel es ist, Logistikunternehmen die Konzentration auf ihr Kerngeschäft zu ermöglichen und ihnen einen Wettbewerbsvorteil durch effizientes Immobilienmanagement zu verschaffen.

Lumi Capital ist zudem ein international geschätzter Investmentpartner für viele führende private und institutionelle Investoren. Sie fungieren dabei als lokaler operativer Partner, der sich um die Akquise von Investitionsobjekten, die Vertragsverhandlungen und die Kaufabwicklung ebenso kümmert wie um die Verwaltung der Assets bis zum Ende des Investments.

Die Herausfordung: Vertraue niemals vollständig auf Tabellenkalkulationen!

Vor der Umstellung auf die Moderan-Software hatte Lumi ein kleines Portfolio aus ein bis zwei Projekten, das sie auf traditionelle Weise mit Excel-Tabellen verwalteten.

Raiko Uri, einer der Geschäftsführer von Lumi, sagt: „Bei Excel kann man nie so ganz sicher sein, dass man die richtigen Informationen hat. Jemand überschreibt etwas oder legt eine eigene Datei-Version an, und am Ende hat niemand eine Ahnung, welches die richtige Version ist. Von automatisierten Berichten oder einer Erinnerungsfunktion kann man bei einer Tabellenkalkulation auch nur träumen.“

Raiko weist auch darauf hin, dass Excel keine automatisierten Analysen bietet und dass es keine vernünftige Möglichkeit gibt, die Entwicklung von Mietverhältnissen oder von Immobilien nachzuvollziehen. Es war praktisch unmöglich, solche Informationen aus mehreren Excel-Tabellen zusammenzustellen. Auch die Kostenberechnungen in Excel erforderten viel händische Arbeit.

Aber was ist mit anderer Software zur Mietvertragsverwaltung? „Andere Lösungen, die wir uns angeschaut haben, sind entweder zu primitiv oder zu kompliziert – letztere zu implementieren würde zu viel Zeit und Geld kosten“, sagt er.

Die Lösung: Moderan deckt alle Bedürfnisse eines kleinen bis mittleren Immobilien-Portfolios ab

Lumi begann 2015 mit der Nutzung von Moderan und nutzt heute das Vollpaket mit integrierter Buchhaltung (zu Erply Books) und Nebenkostenberechnung. All ihre Mietdaten sind nun an einem Ort und einfach zu verwalten und zu verfolgen. Die Umstellung auf Moderan war einfach.

Raiko Uri sagt, sie würden jedem kleinen oder mittleren Immobilienunternehmen den Umstieg auf Moderan empfehlen. „Wenn man ein paar Gebäude hat und eine Person, die sie verwaltet, braucht man keine Software. Aber sobald man mehr als eine Person und mehr Verträge hat, reichen Tabellenkalkulationen nicht mehr aus. Das richtige Organisieren und Speichern von Informationen wird immer wichtiger.“

Wenn Lumi sich heute für eine Software entscheiden müsste, würden sie sich wieder für Moderan entscheiden. „Für kleine bis mittlere Portfolios haben wir einfach noch keine bessere Alternative zu Moderan gesehen. Es tut alles, was es tun soll, und noch mehr. Eine Investition, die sich schnell auszahlt.“

„Man kann nicht erwarten, dass ein Werkzeug alles kann. Man muss vielmehr sehen, wie es in den eigenen Werkzeugkasten passt. Wir verwenden separate Software für die Mieterkommunikation, die Gebäudewartung usw. Unsere Buchhaltungssoftware Erply ist zum Beispiel über eine Schnittstelle mit Moderan verbunden und sie ergänzen sich sehr gut“, fügt er hinzu.

Ergebnis: Professionelle Immobilienverwaltung als Wettbewerbsvorteil

COVID-19 stellt das Mietvertragsmanagement auf eine harte Probe. Einige Mieter wollten ihre Mietverträge beenden, andere haben vorübergehende Erleichterungen oder Mietminderungen beantragt. Entscheidend war es, sich schnell einen Überblick über jeden einzelnen Vertrag zu verschaffen, ihn zu vergleichen und zu analysieren und entsprechende Änderungen an Verträgen und Rechnungen vorzunehmen. Es ist zum Beispiel eine Sache, wenn der Mieter bisher eine hohe Miete gezahlt hat und um eine Reduzierung bittet; eine ganz andere, wenn er ohnehin schon wenig zahlt. 

Moderan hat dies ermöglicht. „Die Übersichtlichkeit von Moderan spart unserem Team jeden Monat Stunden an Arbeit und gibt dem Vorstand die Gewissheit, dass alles unter Kontrolle ist. Beides ist von unschätzbarem Wert, wenn man führende Branchenexperten für sein Team gewinnen will.“

Lumi sieht einen klaren Trend zu immer kürzeren und flexibleren Mietverträgen. Dies wurde durch die Datenanalyse von Moderan weiter untermauert. Darüber hinaus erwarten sowohl die Mieter von Gewerbe- als auch von Wohnimmobilien mehr Dienstleistungen und Verbesserungen (z. B. energiesparende Lösungen) sowie eine aktive, praxisnahe Herangehensweise von ihren Vermietern.

Raiko Uri: „Der Vermieter kann nicht einfach den Schlüssel übergeben und in fünf Jahren zurückkommen, um zu sehen, was vom Gebäude übrig ist. Er muss sowohl die Immobilie als auch die Mietergemeinschaft proaktiv verwalten und entwickeln. Wir müssen diesen Erwartungen zwei Schritte voraus sein.“

„Eine professionelle und proaktive Hausverwaltung ist eindeutig ein verkaufsförderndes Kriterium. Wir können zum Beispiel eine höhere Miete für eine Wohnung verlangen als ein privater Eigentümer, weil unser Team immer für den Mieter da ist. Die Mieter sind bereit, für diesen Komfort zu zahlen.“

Moderan-Mitbegründerin & CEO Kristi Hakkaja sagt, dass Moderan immer in Verbindung mit den konkreten Bedürfnissen und Ideen seiner Kunden gewachsen ist. „Wir lieben es, mit ambitionierten Immobilienunternehmen zusammenzuarbeiten. Lumi ist ein idealer Kunde, der eine langfristige Perspektive hat und möchte, dass sein Betrieb effizient läuft.“ Kristi fügt hinzu, dass sich die meisten Softwarefirmen nicht darum kümmern, mit kleineren Kunden zu arbeiten. Bei Moderan hingegen kann man schon mit einem einzelnen Benutzer einsteigen. „Wir freuen uns, unseren Kunden beim Wachsen zuzusehen und sie dabei nach Kräften zu unterstützen.“