Die Digitalisierung in der Immobilienverwaltung wird oft in Extremen diskutiert. Entweder wird sie als massives Transformationsprojekt dargestellt oder als etwas, das durch KI auf magische Weise alle Probleme verschwinden lässt. In Wirklichkeit spiegelt keines von beiden wider, wie Teams im Bereich Gewerbeimmobilien tatsächlich arbeiten.
Während die ESG-Anforderungen, Berichtspflichten und Erwartungen der Mieter:innen weiter zunehmen, kämpfen viele Unternehmen nach wie vor mit fragmentierten Daten, Excel-basierten Arbeitsabläufen und manuellen Prozessen. Das Problem ist nicht ein Mangel an Technologie, sondern das Fehlen einer sauberen, zentralisierten Datenbasis, die Klarheit und Kontrolle in den täglichen Abläufen schafft.
These questions were also at the heart of the 16th Annual Green and Blue Building Conference in Vienna last November, organized by Ghezzo: Wissen rockt! There, industry experts discussed the real opportunities and limitations of digitalizsation in general, and especially AI, in the built environment. Following a panel discussion on energy transition and real estate industry, Alexander Ghezzo sat down with Martin Schröder, Sales Manager for German-speaking markets at Moderan, to continue the conversation about the core value of digitalization beyond the stage.
In diesem Interview teilt Martin eine pragmatische Sichtweise auf die Digitalisierung in der gewerblichen Immobilienverwaltung. Er erklärt, wo Immobilienverwalter heute schnelle Erfolge erzielen können, warum KI oft missverstanden wird, welche internationalen Beispiele beachtenswert sind und warum Flexibilität, ermöglicht durch saubere und zuverlässige Daten, zum neuen Standard für Gewerbeimmobilien wird.
Das Interview erschien zuerst im Blog von Ghezzo: Wissen rockt!
Alexander Ghezzo (AG): Warum tut sich die Immobilienverwaltung so schwer mit der Digitalisierung – und wo liegen die echten Quick Wins?
Martin Schröder (MS): Die Immobilienbranche ist traditionell sehr stark von langfristigen Verträgen, komplexen Prozessen und gewachsenen Strukturen geprägt. Viele Verwaltungen arbeiten noch mit Excel-Tabellen, Papierakten oder voneinander getrennten, alten Software-Lösungen. Das hat zwei Gründe:
Zum einen gilt „was bisher funktioniert hat, wird nicht geändert“. Der Knackpunkt ist weniger die fehlende Technologie, sondern die Hürde, gewohnte Prozesse umzustellen. Digitalisierung bedeutet Veränderung – und dafür braucht es die Bereitschaft, alte Gewohnheiten zu hinterfragen.
Zum anderen wird die Einführung neuer Software oft als aufwendig und teuer wahrgenommen - was manchmal durchaus stimmt, aber nicht zwingend ist.
Besonders im Property Management zeigt sich heute deutlich: Die Anforderungen werden immer komplexer – ESG, Betriebskostenoptimierung,Reporting – während gleichzeitig die Margen unter Druck geraten. Viele Verwaltungen sind schlicht überfordert: mehr Aufgaben, mehr Verantwortung, aber kaum zusätzliche Ressourcen. Digitalisierung wird dadurch oft als zusätzlicher Aufwand gesehen, nicht als Entlastung.
Gerade hier liegen aber die Quick Wins: Eine zentrale, transparente und verlässliche Datenbasis verändert den Alltag spürbar. Wenn alle Daten - vom Energieausweis bis hin zu den Vertragsfristen - digital erfasst und leicht abrufbar sind, können Entscheidungen schneller und fundierter getroffen werden. Statt Zeit in die mühsame Suche nach Informationen zu investieren, haben Property Manager sofort den Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren – die aktive Steuerung der Immobilien.
Wie beurteilst du den KI Hype?
MS: Es werden riesige Erwartungen geweckt – als ob KI alle Probleme der Branche auf Knopfdruck lösen könnte. Aber man darf nicht vergessen: Immobilienverwaltung basiert auf Verträgen, Fristen und menschlichen Beziehungen, also auf Prozessen, die nicht allein von Algorithmen getragen werden können.
Ein ganz wesentlicher Punkt ist auch die Verantwortung: Wer ist wirklich bereit, Entscheidungen über Immobilien in die Hand einer KI zu legen, die bestenfalls halbtransparent zu Ergebnissen kommt? Im Immobilienbereich stehen Millionen oder sogar Milliarden Euro auf dem Spiel. Selbst wenn KI für eher routinemäßige manuelle Prozesse eingesetzt wird, braucht es immer noch einen Menschen, der alles überblickt und die endgültige Entscheidung trifft. Wenn eine Investition schiefläuft oder eine Frist versäumt wird, haftet nicht die KI – sondern nach wie vor der Property oder Asset Manager.
Deshalb sehen wir KI in der Praxis eher als unterstützendes Werkzeug, nicht als Ersatz für menschliche Expertise.
Aus unserer Sicht ist KI vor allem dort wertvoll, wo sie klare, abgegrenzte Aufgaben übernimmt – etwa bei der automatischen Texterkennung in Dokumenten. Damit lassen sich echte Effizienzgewinne erzielen.
Aber: Ohne saubere Datenbasis ist KI nutzlos. Wenn Informationen verstreut, unvollständig oder fehlerhaft sind, verstärkt KI diese Probleme eher, anstatt sie zu lösen. Deshalb liegt für uns die Priorität nicht darin, KI um jeden Preis einzusetzen, sondern eine strukturierte, zentrale und transparente Datenlandschaft zu schaffen. Erst darauf aufbauend kann KI ihre Stärken wirklich ausspielen.
AG: Welche internationalen Beispiele findest du spannend – und wo steht Österreich im Vergleich?
MS: Estland ist natürlich schon spannend. Dort arbeitet das ganze Land seit rund 25 Jahren praktisch papierfrei – von der staatlichen Verwaltung über das Gesundheitswesen bis hin zur Immobilienwirtschaft ist alles längst vollständig digital organisiert. Prozesse, die hierzulande noch oft mit Excel oder Aktenordnern erledigt werden, laufen dort seit Jahren digital, effizient und transparent. Dafür braucht es aber auch die passende öffentliche Infrastruktur.
In Österreich ist das Bild ein anderes. Ich würde mir kein vollständiges Urteil anmaßen, aber meine „gefühlte Wahrheit“ ist: Österreich steht im Vergleich noch am Anfang. Viele Immobilienverwaltungen arbeiten weiterhin mit Excel-Tabellen und Insellösungen, und in manchen Bereichen führt Überregulierung dazu, dass Innovation erschwert wird – zusätzliche bürokratische Ebenen machen neue digitale Lösungen oft komplizierter, als sie sein müssten. Da sticht Österreich im internationalen Vergleich schon besondern hervor.
Gleichzeitig spürt man aber einen Wandel: Der Druck durch steigende Kosten, komplexere Mieteranforderungen und ESG-Vorgaben sorgt dafür, dass immer mehr Unternehmen ernsthaft über Digitalisierung nachdenken.
AG: Bei Gewerbeimmobilien ändern sich Mieter:innen, Flächen und Verträge rasant: Wie kann man diese Komplexität überhaupt noch managen?
MS: Es stimmt, gerade im Bereich Gewerbeimmobilien ist die Dynamik enorm und hat sich in den vergangenen Jahren nochmal erhöht: Mieter*innen wechseln häufiger, Flächen werden umgebaut, Verträge werden laufend nachverhandelt. Wer hier nur mit Excel oder Aktenordnern arbeitet, verliert schnell den Überblick – und damit auch die Kontrolle.
Die einzige praktikable Antwort auf diese Komplexität ist eine strukturierte, zentrale Datenbasis. Wenn alle Informationen zu Flächen, Verträgen und Laufzeiten an einem Ort aktuell gepflegt und jederzeit abrufbar sind, entsteht Transparenz. So können Verantwortliche auf Veränderungen schnell reagieren – und müssen nicht erst lückenhafte Daten zusammensuchen.
Dazu kommt: Mit einer digitalen Plattform lassen sich Prozesse wie Fristenmanagement, Reporting oder Nebenkostenabrechnung weitgehend automatisieren. Das reduziert den administrativen Aufwand deutlich.
AG: Welche Trends erkennst du aktuell im Umgang mit Gewerbeflächen – mehr Flexibilität, Sharing, kürzere Laufzeiten?
MS: Wir sehen derzeit ganz klar einen Trend zu mehr Flexibilität. Klassische, langlaufende Mietverträge verlieren an Bedeutung, während kürzere Laufzeiten und flexible Modelle an Attraktivität gewinnen. Viele Unternehmen möchten sich nicht mehr für zehn oder fünfzehn Jahre binden, sondern Flächen so nutzen, wie es ihre aktuelle Geschäftssituation erfordert.
Parallel dazu entsteht eine Sharing-Kultur: Coworking, temporäre Büroflächen oder gemeinsam genutzte Infrastruktur werden auch im klassischen Gewerbeumfeld wichtiger. Nutzer*innen erwarten zunehmend, dass sich Flächen an ihre Bedürfnisse anpassen – nicht umgekehrt.
Diese Entwicklung wird sich in den kommenden Jahren weiter verstärken. Flexibilität wird zum Standard, nicht zur Ausnahme. Wer als Eigentümer oder Verwalter langfristig erfolgreich sein will, muss darauf reagieren – mit modularen Flächenkonzepten, anpassbaren Verträgen und digitaler Unterstützung, die diese Flexibilität überhaupt erst möglich macht. Indem Flächen, Mietverträge, Fristen und Kosten an einem Ort zusammengeführt werden, können Teams Anpassungen vornehmen, ohne ganze Arbeitsabläufe in Excel neu aufbauen zu müssen.
AG: Was unterscheidet Moderan wirklich von klassischen Property-Management-Systemen?
MS: Was Moderan von klassischen Property-Management-Systemen unterscheidet, beginnt schon beim Fundament: Unsere Lösung ist konsequent cloud-basiert. Das klingt heute fast nach Selbstverständlichkeit, ist es in der Praxis aber oft nicht. Viele Verwaltungen arbeiten noch mit lokal installierter Software, VPN-Zugängen oder eingeschränkten Remote-Lösungen. Mit Moderan können Teams von überall aus arbeiten, Updates passieren automatisch, und es gibt keine versteckten IT-Aufwände für Server, Wartung oder Versionen – die Energie fließt in die eigentliche Arbeit mit den Immobilien, nicht in Infrastruktur.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist unser Ansatz als offenes Netzwerk. Moderan versteht sich nicht als monolithisches System, das „alles können muss“, sondern als zentrale Daten- und Prozessplattform, die sich über Schnittstellen mit anderen Speziallösungen verbindet – etwa Buchhaltung, CRM oder Smart Meter-Systemen. So kann sich jede Verwaltung ihr eigenes Ökosystem aufbauen, statt sich zwischen „One size fits all“ oder Insellösungen entscheiden zu müssen. Die Daten liegen sauber strukturiert in Moderan – und von dort aus können sie in andere Systeme hinein- und wieder herausfließen.
Inhaltlich liegt unser Fokus klar auf Gewerbeimmobilien und besonders auf KMUs. Viele klassische Systeme sind entweder stark wohnungszentriert und/oder auf sehr große Konzerne ausgerichtet – mit entsprechender Komplexität und Projektaufwand. Wir entwickeln Moderan genau für jene Teams, die Gewerbeflächen professionell managen müssen, aber keine eigene IT-Abteilung im Rücken haben. Das spiegelt sich auch im Produkt wider: einfacher Zugang, intuitive Oberflächen, klare Logik entlang von Flächen und Verträgen. Die Hürde, tatsächlich damit zu arbeiten, ist bewusst niedrig – Digitalisierung soll sich wie Erleichterung anfühlen, nicht wie ein zusätzliches Projekt.
Und zuletzt ein Thema, das oft unterschätzt wird: Wir nehmen Betriebs- und Nebenkosten wirklich ernst. Gerade im Gewerbebereich sind sie ein sensibler Hebel für Wirtschaftlichkeit und Mieterzufriedenheit. In Moderan werden Kostenstrukturen sauber abgebildet, Umlageschlüssel nachvollziehbar verwaltet und die Zusammenhänge zwischen Flächen, Verträgen und Kosten transparent gemacht. Das reduziert nicht nur Fehler und Rückfragen, sondern schafft auch Vertrauen – intern im Controlling und extern bei den Mieter:innen. Genau diese Kombination aus moderner Technologie, Offenheit, Fokus auf Gewerbe und einem hohen Anspruch an Transparenz macht für uns den echten Unterschied zu klassischen Property-Management-Systemen aus.
AG: Ist Moderan für dich eher ein Effizienz-Tool oder ein strategisches Steuerungsinstrument für Eigentümerinnen und Verwalterinnen?
MS: Für mich ist Moderan ganz klar beides – und genau darin liegt die Stärke. Wenn man es nur als Effizienz-Tool oder nur als strategisches Steuerungsinstrument sieht, greift man zu kurz. In der Praxis beginnt der Nutzen meist im Operativen, entfaltet seine ganze Wirkung aber auf der strategischen Ebene.
Im Alltag von Verwalter:innen wirkt Moderan zunächst wie ein sehr gutes Effizienz-Tool: weniger Excel, weniger doppelte Dateneingaben, klare Struktur statt verstreuter Informationen. Berichte entstehen nicht mehr in nächtlichen Sonderschichten, sondern auf Knopfdruck. Das entlastet Teams spürbar und schafft Zeit für Aufgaben, die mehr sind als reine Verwaltung.
Der entscheidende Punkt ist aber: Diese Effizienz ist nicht das Endprodukt, sondern die Basis für strategische Steuerung. Sobald die Daten vollständig, sauber und zentral vorliegen, wird Moderan zum Steuerungsinstrument für Eigentümer:innen und Verwalter:innen. Man sieht auf Portfolio-Ebene, wie Laufzeiten, Mieterstruktur, Leerstände, Einkünfte und Kosten zusammenhängen. Entscheidungen wie „Welche Flächen entwickeln wir weiter?“, „Wo drohen uns Fristencluster?“ oder „Wie wirken sich Anpassungen bei den Betriebskosten aus?“ lassen sich dann nicht mehr nur aus dem Bauch, sondern datenbasiert treffen.
Kurz gesagt: Viele Nutzer:innen steigen mit Moderan ein, um den Alltag in den Griff zu bekommen – und stellen dann fest, dass sie damit plötzlich auch deutlich besser strategisch steuern können. Effizienz ist der Einstieg, Steuerung ist der eigentliche Hebel.
AG: Nachhaltigkeit wird nur dann ernst genommen, wenn sie messbar ist: Wie sorgt Moderan dafür, dass Daten belastbar und nutzbar werden?
MS: Nachhaltigkeit ist dann spannend, wenn sie mehr ist als ein Buzzword oder hübsches Label – nämlich dann, wenn sie messbar wird. Dafür braucht es im Gewerbebereich eine saubere Datenbasis, auf der klar erkennbar ist, wie sich Verbräuche, Kosten und Emissionen entwickeln.
In Moderan spielen dabei vor allem die Betriebs- und Nebenkosten eine zentrale Rolle, inklusive der CO₂-Emissionen, die direkt mit Flächen und Mietdaten verknüpft werden können.
Neu hinzu kommt unser Modul für erneuerbare Energien: Hier lassen sich z. B. Strom aus Photovoltaik oder Grünstromverträge separat in den Kosten ausweisen und berichten, sodass jederzeit sichtbar ist, welcher Teil der Energieversorgung bereits erneuerbar ist.
Wichtig dabei: Moderan ist keine klassische ESG-Software, die noch ein eigenes Parallel-Universum für Verwalter:innen aufmacht. Unser Anspruch ist, die wichtigsten Funktionen direkt in den Arbeitsalltag zu integrieren – also das Erfassen und Reporten von Erneuerbaren Energien, Zertifikate und Energieausweise verwalten sowie CO₂-Emissionen und Energieverbräuche im Blick behalten. So wird Nachhaltigkeit nicht zum Zusatzprojekt, sondern zu einem selbstverständlichen Teil des täglichen Immobilienmanagements – und genau dann wird sie wirklich wirksam.
Zusammenfassung
Die Verwaltung von Gewerbeimmobilien wird immer komplexer, nicht einfacher. Angesichts steigender ESG-Anforderungen, flexibler Mietverträge und Berichtspflichten werden Klarheit und Kontrolle immer wichtiger. Letztendlich beginnt eine sinnvolle Digitalisierung jedoch nicht mit Hype oder KI-Tools, sondern funktioniert am besten mit sauberen, zentralisierten Daten, die sowohl den täglichen Betrieb als auch langfristige Entscheidungen unterstützen.
Für Immobilienbesitzer und -verwalter:innen ist die Schlussfolgerung klar: Wer heute in eine solide Datenbasis investiert, ist besser für die Zukunft gerüstet. Flexibilität, Transparenz und strategische Kontrolle sind nicht mehr optional – sie werden zum Standard.
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Martin Schröder ist Vertriebsleiter für den deutschsprachigen Raum bei Moderan. Er arbeitet eng mit Eigentümer:innen und Verwalter:innen von Gewerbeimmobilien in der DACH-Region zusammen und unterstützt sie dabei, Struktur, Transparenz und Kontrolle in ihre immer komplexer werdenden Portfolios zu bringen. Auf der 16. Green and Blue Building Conference in Wien sprach Martin in einer Podiumsdiskussion über die Rolle der Immobilienbranche in der Energiewende.
Alexander Ghezzo ist seit 2000 in der Veranstaltungsbranche tätig und hat zahlreiche erfolgreiche Konferenzen und Kongresse in Österreich organisiert, die die Immobilienbranche im Land prägen. Über seine Veranstaltungen berichten regelmäßig führende Medien wie Kurier, Wohnkrone, Immobilien Fokus, OIZ und TGA. Darüber hinaus ist Alexander ein erfahrener Trainer in den Bereichen Präsentation und Moderation, Problemlösung, Führung sowie in speziellen Bereichen des Marketings und der Prozessoptimierung.
