Real Game Management

Real Game Management: Ein kleines Team gewinnt Stärke mit dem richtigen Partner

Software für das Management von Immobilienportfolios ist nicht nur etwas für die großen Player. Gerade für kleine Teams kann die richtige Lösung mehr als nur ein strategischer Vorteil sein – sie kann den Unterschied ausmachen zwischen dem reinen Überleben und einem selbstbewussten Wachstum.

Entdecken Sie, wie reibungslos der Umstieg auf Moderan verlief – und welchen positiven Einfluss er für Real Game Management in Litauen hatte. Das kleine Unternehmen für Immobilienmanagement und Investmentberatung suchte nach großen Ergebnissen. Mit dem Wechsel zu Moderan vor über drei Jahren fand das Team nicht nur das richtige Tool, sondern auch einen echten Partner, der ihr Wachstum bis heute unterstützt.

Die Herausforderung

Seit fünf Jahren vertrauen private Immobilieninvestoren in Vilnius und Kaunas auf Real Game Management wenn es darum geht, ihre Portfolios zu verwalten und weiterzuentwickeln. Ob Wohnapartments, Einzelhandelsflächen, Bürogebäude oder Industrieimmobilien – diese Investoren setzen auf die Expertise von Real Game, um alles vom Mietprozess bis zum täglichen Betrieb professionell abzuwickeln.

Insgesamt betreut Real Game Management ein gemischtes Portfolio von 20 Immobilien. Mit nur einem zweiköpfigen Property-Management-Team, unterstützt von einem Netzwerk aus Fachleuten für Wartung, Reparaturen und Investmentberatung, übernehmen sie die täglichen Aufgaben im Namen ihrer Investoren.

Doch wie schafft es ein so kleines Team, ein vielfältiges und wachsendes Portfolio reibungslos am Laufen zu halten?

Wir haben uns mit Dalė Kulak, Real Estate Manager bei Real Game Management, zusammengesetzt, um zu erfahren, wie ihr Team die Komplexität des Immobilienmanagements meistert. Außerdem wollten wir wissen, wie Moderan für sie weit mehr als nur ein tägliches Arbeitsinstrument geworden ist – nämlich ein vertrauensvoller Partner, der dabei hilft, ihren eigenen Kunden noch größeren Mehrwert zu bieten.

Der Knackpunkt

Wie viele Dienstleister im Property Management begann Real Game Management mit Excel. Für ein paar Gebäude mit wenigen Mietern funktionierte das noch recht gut – doch mit wachsendem Portfolio und zunehmender Komplexität der Abläufe wurde dieser Ansatz schnell untragbar.

Der Wendepunkt kam, als ihr Arbeitsablauf sie mit folgenden Problemen konfrontierte:

Riesige, unhandliche Tabellen
Versehentliche oder unerklärliche Änderungen in Formeln
Verstreute Dokumente
Keine einfache Möglichkeit, Daten mit den Objekten zu verknüpfen

Dazu meint Dalė:

„Excel hat gut funktioniert, als wir nur ein paar Objekte hatten, aber heute wäre es reine Zeitverschwendung für das tägliche Geschäft.“

Als dem Team klar wurde, dass spezielle Software notwendig war, testeten sie zunächst ein lokal entwickeltes Tool, das anfangs vielversprechend aussah – inklusive Funktionen für den Mieterzugang und die Kommunikation. Doch im Laufe der Nutzung stellten sie fest: Zwar versprach die Lösung viele Features, doch bei den wirklich wichtigen Punkten, die sie brauchten – wie die Nachverfolgung von Betriebskosten oder eine klare Übersicht über das Portfolio – lieferte sie nicht ausreichend.

„Es hat viel Zeit von mir beansprucht, und es war eine gute Lektion, um zu erkennen, was ich nicht brauche.“

Die Lösung

Dalė lernte Moderan über eine Kollegin kennen – und dank ihrer bisherigen Software-Erfahrungen wusste sie genau, was sie wollte und was nicht. Heute, mehr als 3,5 Jahre später, bezeichnet sie diese erste Begegnung immer noch als den Wendepunkt.

„Meine Kollegin zeigte mir Moderan und wir nahmen Kontakt auf … es war ganz einfach. Nach einer einstündigen Einführung wusste ich, dass es den Versuch Wert war. Sie gaben mir die Testversion und die Preise, und das war’s. Wir entschieden uns für Moderan.“

Auch das Onboarding und der Umstieg verliefen reibungslos.

Das Team von Moderan arbeitete eng mit Dalė zusammen, um sowohl einfache als auch komplexe Objekte in die Plattform zu migrieren. Immer wenn besondere Herausforderungen auftraten – insbesondere bei individuellen Kostenberechnungen – hörte das Moderan-Team zu, entwickelte gemeinsam Lösungen und passte die Software entsprechend an.

Dalė betont vor allem die Qualität der Kommunikation und Unterstützung:

„Wir nahmen zuerst ein einfaches Objekt, dann ein wirklich schwieriges … Wenn sie keine Antworten hatten, kamen sie nach Rücksprache mit ihrem IT-Team zurück und gaben mir Lösungen. Die Kommunikation war unkompliziert, und die Antworten kamen schnell.“

Dieser kooperative Ansatz gab Real Game Management die Gewissheit, dass Moderan nicht nur Software ist, sondern ein echter Partner, der in ihren Erfolg investiert.

Im Tagesgeschäft: Mehr Effizienz und Sicherheit

Heute ist Moderan das zentrale Business-Tool von Real Game. Es ist den ganzen Tag, jeden Tag geöffnet – gleich neben E-Mail und Google Drive.

Was Moderan vereinfacht:

Zugriff auf Mietkonditionen und -verträge
Erstellung von Verbrauchs- und Nebenkostenberichten für Strom, Wasser und andere Kostenarten für Mieter
Schnelle Beantwortung von Fragen von Eigentümern und Investoren
Zentrale und strukturierte Ablage aller Immobiliendaten

Dalė erklärt, wie Moderan ihr bei Mieteranfragen hilft:

„Wenn mich ein Mieter etwas fragt … gehe ich einfach zu Moderan. Ich rufe die Daten der letzten ein oder zwei Jahre ab und sende ihm eine übersichtliche Tabelle mit allen Erklärungen und Zahlen. Innerhalb von zwei Minuten habe ich den Report verschickt – und meist kommt danach keine Rückfrage mehr, weil sie mehr bekommen, als sie erwartet haben.“

Anstatt sich durch Ordner und PDFs zu wühlen, erhält Dalė sofort, was sie braucht – und kann direkt mit ihrem Tag weitermachen.

„Wenn mich ein Mieter wegen des Mietvertrags anruft … schalte ich einfach Moderan ein und finde ihn sofort. Ich muss nicht in Google Drive gehen, den Vertrag suchen, öffnen und immer wieder durchlesen.“

Das bedeutet: Real Game Management kann sich auf das Wachstum des Unternehmens konzentrieren, statt ständig Alltagsprobleme zu lösen.

Das Ergebnis

Weniger Stress, mehr Fokus auf strategisches Wachstum

Seit der Einführung von Moderan wird vormals zeitaufwendige Handarbeit nun mit nur wenigen Klicks erledigt. Die zentrale Plattform erleichtert zudem die Überwachung der Cashflows und sorgt für mehr Genauigkeit bei der Prognose von Wachstum.

Für Real Game Management stärkt Moderan zudem das Vertrauen der Kunden, da es eine gut organisierte und professionelle Herangehensweise an die Verwaltung ihrer Investments zeigt. In Präsentationen für neue Kunden wird Moderan sogar explizit hervorgehoben – als Zeichen des Vertrauens und als Tool, das ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

„Wir sind froh, Moderan unseren Partner nennen zu können.“

Tipps für kleine Teams

Der Wechsel von alten Tools wie Excel zu spezialisierter Software kann sich wie ein großer Schritt anfühlen – besonders für kleine Teams. Doch wenn der Knackpunkt bei Excel kommt (und er wird kommen!), ist Dalės Rat ganz einfach:

„Man muss seine Bedürfnisse klar kennen und formulieren – und jemanden finden, der sie vollständig erfüllen kann. Und auch jemanden, der flexibel ist, wenn sich die Anforderungen ändern.“

Entscheidend ist es, einen Partner zu finden – nicht nur eine Plattform –, der mit Ihnen wächst. Nicht durch eine endlose Aneinanderreihung von Features, sondern indem die wirklich wichtigen Dinge außergewöhnlich gut gemacht werden. Dalės Erfahrung zeigt: Man braucht nicht viele Dinge, die halbwegs funktionieren, sondern eine Lösung, bei der das Wesentliche – wie Kostenkalkulationen und Vertragsmanagement – fehlerfrei läuft.

Und für alle, die glauben, dass Software wie diese nur für die großen Player gedacht ist?

„Moderan ist auch eine Lösung für kleine Unternehmen. Es ist sehr flexible Software und kann von jedem genutzt werden.“

Für Real Game Management brachte der Wechsel keine zusätzliche Komplexität – im Gegenteil, er reduzierte sie. Mit dem richtigen System können selbst kleine Teams ein vielfältiges Portfolio effizient verwalten, schneller auf Kunden reagieren und sowohl Investoren als auch Mietern ein professionelleres und vertrauenswürdigeres Erlebnis bieten.