Ten artykuł został stworzony we współpracy Moderan z Open Anytime, rozwiązaniem do zarządzania dostępem z siedzibą w Austrii, aby sprawdzić, w jaki sposób nowoczesne zarządzanie dostępnem może być zintegrowane i zautomatyzowane dzięki oprogramowaniu do zarządzania nieruchomościami.
W dzisiejszych czasach zarządzanie nieruchomościami znacząco przekracza zakres obowiązków pracownika administracji. Zbieranie czynszów i podpisywanie umów najmu są jedynie początkiem. Codzienne operacje obejmują również dbanie o zadowolenie klientów, koordynowanie dostawców serisów, zarządzanie udogodnieniami i przeglądanie systemów w wielu budynkach jednocześnie.
Wiele z tych zadań jest rozwiązywanych na bieżąco. Inne zdają się być jednorazowymi wydarzeniami, które z biegiem czasu się powtarzają.
Zarządzanie dostępem jest tego dobrym przykładem: klucze są przekazane, karty dostępu wydane, a uprwanienia ustawione.
Zadanie zostaje oznaczone jako wykonane. Jeśli wszystko pójdzie sprawnie, nie musisz wracać do niego ponownie do momentu terminu opłacenia czynszu lub końca okresu najmu.
Jednak w praktyce zarządzanie dostępem rzadko wygląda w ten sposób.
Wyzwania w zarządzaniu dostępem
Wraz z rozwojem portfela zarządzanie dostępem staje się czyms więcej niż marginalnym zadaniem administracyjnym. Więcej najemców równa sie większej liczbie zameldowań, wymeldowań i zmian w umowach, Dostawcy usług, takich jak konserwacja, przeglądy, sprzątanie i naprawy, zmieniają sie. Każda wizyta wymaga ustawienia dostępu, a następnie usunięcia go.
Bez uporządkowanego podejścia dochodzi do nawarstwiania się zadań. Usprawnienia są aktualizowane ręcznie, uprawnienia dostępu nie zostają cofnięte na czas, co sprawia, że coraz trudniej jest przeglądać dostęp konkretnych osób do konkretnych powierzchni.
W związku z tym pojawiają się utrudnienia w codziennej pracy:
- Więcej zadań administracyjnych w przypadku zmiany najemcy lub dostawcy usług
- Ograniczona przejrzystość aktywnych uprawnień dostępu
- Ryzyko niebezpieczeństwa w związku z nieaktualnymi lub zapomnianymi pozwoleniami
- Nieefektywne procesy dotyczące kluczowych przekazań i zwrotów
„Problemy pojawiają się zawsze w momencie zmian. Najemca się wyprowadza, wykonawca kończy swoją pracę i nagle nikt nie wie, czy klucz został zwrócony lub czy brelok zbliżeniowy wciąż działa”.
Michael Pötsch, specjalista ds. sprzedaży, Open Anytime
Co może się stać, jeśli każdym z dostępów zarządzasz oddzielnie?
Te problemy rzadko wynikają z dostępu jako takiego, są zwykle związane z rozbieżnościami pomiędzy danymi operacyjnymi a fizyczną kontrolą dostępu.
W przypadku, gdy zarządzanie dostępem przebiega niezależnie od danych najemców i umów najmu, problemy narastają po cichu. Zespół często orientuje się, że breloki i klucze nigdy nie zostały zwrócone lub, że nieaktualne dane dostępu wciąż umożliwiają wejście do części wspólnych. Każdy zagubiony klucz wymaga bezpiecznego sprawdzenia i opóźnia proces przekazania lokalu. Poniżej znajdują się najczęstsze błędy.
Uprawnienia dostępu trwające dłużej niż umowa najmu
Fizyczne klucze i breloki śą zwykle niezwracane na czas. Gdy zostały zagubione, należy wymienić zamki lub przeprogramować systemy. Zagubienie klucza głównego może spowodować wstrzymanie działalności na wiele godzin, a w zależności od budynku, wymagajać wymiany zamków w wielu lokalizacjach.
Uprawnienia dostawców, które kumulują się z biegiem czasu
Dostawcy usług zwykle przechowują główny klucz lub brelok już po zakończeniu umowy. Z czasem właściciele budynku tracą kontrolę nad tym, kto posiada dostęp do jakich powierzchni. Jest to kwestia bezpieczeństwa, którą łatwo przeoczyć dopóki coś nie pójdzie nie tak.
Arkusze kalkulacyjne i papierowe rejestry, między którymi pojawiają sie rozbieżności
Gdy listy dostępu są aktualizowane manualnie, przestają odwiercierlać rzeczywistość. Zespół nie wie, kto obecnie posiada dostęp, nie ma też kontroli nas uprawnieniami, które wygasły. Każda rozbieżność wiąze się z kontrolą bezpieczeństwa, odciągając pracowników od istotniejszej pracy.
Pilne zgłoszenia zakłócające działania operacyjne
Koordynacja dostępu dla serwisu sprzątającego, inspekcji lub potencjalnych najemców wiąże się z wykonywaniem telefonów, pisaniem e-mailu i fizyczną wymianu kluczy. W ramach portfela te niewielkie zakłócenia wpływają na wzrost pracy, opóźnienia i niezadowolenie najemców.
“The buildings that stand to gain the most from integrated access management are often the ones with the most complex setups. Multiple buildings, different lease structures, a mix of long-term tenants and short-stay contracts. That is where manual processes break down the fastest, and where automation makes the biggest difference.”
Martin Schröder, Sales Manager & Data Protection Officer, Moderan
A more sustainable approach: connecting keys to property management data
Access rights are not static. In property management, they are directly tied to operational events: lease start and end dates, tenant changes, service provider visits. Managing access effectively means keeping it aligned with the data that already governs these events. This is where the integration between lease management systems like Moderan and access platforms like Open Anytime becomes critical.
When access management runs separately, every change requires manual coordination. Someone has to make sure access is granted or revoked at the right time. That dependency on manual steps is where most of the errors and delays come from.
Embedding access management into existing property management software removes that dependency. When access follows real operational changes automatically, the coordination work largely disappears.
How this works in practice
Permanent access for tenants
In a traditional workflow, leasing teams hand out physical keys during move-in and rely on tenants to return them at move-out. Keys are sometimes copied without notice, spreadsheets are updated manually, and when someone forgets to return a key, locks need to be changed or reprogrammed. That is expensive and delays the make-ready process.
Connecting access to lease lifecycle data changes this:
- Once a lease is marked active in Moderan, Open Anytime automatically issues digital credentials via the tenant’s preferred channel (WhatsApp or email). The credential is valid from the official move-in date and limited to the relevant areas: the apartment, parking, and shared amenities.
- When the lease end date is reached, access is revoked automatically. There are no “ghost” credentials, no need to track down keys, and no lock re-keying.
- Different contract types can map to different access bundles. Co-working tenants might get 24/7 access to shared workspaces, while residential tenants can only access amenities during specific hours.
- Access events are logged centrally. For non-residential tenants, managers can answer the question of who has access to a given unit and why, instantly.
Temporary access for service providers
In many buildings, maintenance and cleaning teams still collect keys from an office or rely on master codes that never change. Coordinating visits involves phone calls and follow-ups. When something goes wrong, there is no reliable record of who was on site or when.
With time-bound, role-based access through Open Anytime, this works differently. Service providers receive a digital credential that is valid only for their scheduled window. It is sent automatically via their preferred messaging channel, no key pickup required. When the window closes, the credential expires on its own.
Access permissions are tied to the specific task. A cleaning crew can unlock the relevant common areas. A technician gets access to the server room and nothing else. Building staff see a real-time log of who entered and when, and can issue or revoke access remotely without needing to be on site.
“Most of the clients we work with are not dealing with one big crisis. They are dealing with a hundred small ones. A key that was not returned. A contractor who still has access from six months ago. A new tenant waiting on move-in day because the credential was not set up in time. When you see it across a whole portfolio, it becomes clear how much time is being spent on things that should just happen automatically.”
Michael Pötsch, Sales Executive, Open Anytime
Why existing buildings benefit most
A common misconception in the market is that modern access management only makes sense in new construction. In practice, existing buildings often benefit the most.
Many owners assume that modernizing access requires replacing all existing hardware and standardising on a single vendor. That is rarely the case. A hardware-agnostic platform can work with existing building infrastructure, support a mix of locks and readers from different manufacturers, and be rolled out gradually across a portfolio.
- Mixed hardware environments are supported. Open Anytime works with brands including SALTO, dormakaba, and ASSA ABLOY, so each space can be equipped according to its specific needs.
- Retrofitting is possible without rebuilding. Smart locks and readers are added to the existing infrastructure and integrated into a unified control layer step by step.
- Incremental rollout preserves capital and avoids vendor lock-in. Property owners can start with one building or one floor and expand as needed.
Data protection, transparency, and control
One of the less obvious benefits of integrated access management is what it does for visibility. With manual systems, it is genuinely difficult to answer the question: who currently has access to this building, this floor, this unit, and why?
With digital access tied to lease and contract data, that answer is always available. Every permission is tied to a specific person, a specific reason, and a specific time window. Every entry is logged. Changes are applied instantly and recorded.
For property owners and asset managers, this kind of transparency matters. It means fewer surprises, faster responses when something does go wrong, and a clear picture of what is happening across the portfolio at any given moment.
This level of transparency is only achievable when access management is directly connected to underlying lease and tenant data.
“The lease data is already there. The tenant information is already there. What integrated access management does is make sure the physical reality of your buildings reflects what your data says. When a lease ends, access ends. When a new tenant moves in, access is ready. That alignment between your records and what is actually happening on the ground is where you get real transparency.”
Martin Schröder, Sales Manager & Data Protection Officer, Moderan
How Moderan and Open Anytime work together
Moderan is the central platform for managing tenant data, leases, and service providers across property portfolios. Open Anytime provides the access management layer that puts those records into practice at the door. The result is not just integration, but process continuity across digital and physical operations.
The two systems connect via API. When something changes in Moderan, the relevant access rights in Open Anytime update accordingly. Property teams do not have to manage both sides manually. The data does the work.
This kind of integration is not accidental. It reflects a deliberate approach to how Moderan is built.
“Moderan is not trying to do everything. We do lease management, tenant data, and portfolio operations well, and we build our integration ecosystem around partners who have the same focus in their own area. Open Anytime is a good example of that. They do access management well. The integration works because both tools are doing what they are actually built for.”
Martin Schröder, Sales Manager & Data Protection Officer, Moderan
What this means operationally
For property teams, the day-to-day impact is straightforward. Less time spent on key logistics, fewer follow-ups with contractors, and no more manual updates every time a lease changes. New tenants receive credentials automatically on move-in day. Former tenants lose access automatically when the lease ends.
As portfolios grow, access management does not have to grow proportionally in terms of staff time. The volume of doors, tenants, and service providers can increase without adding coordination overhead.
“Based on what we see with clients, up to 70% of the manual coordination work around access can be eliminated once it is automated and tied to existing data. That is not a small number when you consider how much time property teams spend on this every week.”
Michael Pötsch, Sales Executive, Open Anytime
For property owners and asset managers, this is a practical step toward operations that scale without adding complexity. Access management becomes part of the workflow, not a separate task running alongside it.
Interested in exploring this integration?
If you would like to understand what the Moderan and Open Anytime integration could look like for your portfolio, reach out to Martin Schröder for a live demo. We are happy to set up a call and walk through it.
Poznaj Moderan
Moderan is a property management platform built for portfolio-scale operations. It connects lease management, tenant data, and operational workflows in one place.
About Open Anytime
Open Anytime is an Austria-based access orchestration solution. Its hardware-agnostic platform enables time-bound, role-based access management for properties of all types and sizes. For more information contact Michael Pötsch for a live demo.
