Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit von Moderan und Open Anytime, einer österreichischen Lösung für Zutrittsmanagement. Gemeinsam beleuchten wir, wie modernes Zutrittsmanagement mit Property Management-Software integriert und automatisiert werden kann.
Property Management geht heute weit über die reine Mietvertragsverwaltung hinaus. Mieten einzuziehen und Verträge zu unterzeichnen, ist nur der Anfang. Zum Tagesgeschäft gehören auch die Betreuung von Mieter:innen, die Koordination von Dienstleistern, das Facility Management sowie die Verwaltung unterschiedlichster Systeme über mehrere Gebäude hinweg.
Manche dieser Aufgaben sind eindeutig nie abgeschlossen und wiederkehrend. Andere wirken zunächst wie einmalige Vorgänge – bis sie es plötzlich nicht mehr sind.
Ein gutes Beispiel für Letzteres ist das Zutrittsmanagement: Schlüssel werden übergeben, Zugangskarten ausgegeben und Berechtigungen eingerichtet.
Die Aufgabe gilt als erledigt. Läuft alles reibungslos, denkt man oft erst wieder daran, wenn die nächste Mietzahlung fällig wird oder ein Mietvertrag endet.
In der Praxis bleibt es jedoch selten so einfach.
Die Herausforderung des Zutrittsmanagements im Property Management
Mit wachsendem Portfolio entwickelt sich Zutrittsmanagement von einer kleinen Verwaltungsaufgabe zu einem wichtigen operativen Prozess. Mehr Mieter bedeuten mehr Einzüge, Auszüge und Vertragsänderungen. Gleichzeitig kommen Dienstleister für Wartung, Inspektionen, Reinigung oder Reparaturen und verlassen die Objekte wieder. Jeder Einsatz erfordert die Vergabe und spätere Entziehung von Zutrittsrechten.
Ohne einen strukturierten Ansatz sammeln sich diese Aufgaben schnell an. Berechtigungen werden manuell angepasst, Zugriffsrechte nicht immer rechtzeitig entzogen und die Transparenz darüber, wer tatsächlich Zugang zu welchen Bereichen hat, nimmt ab.
Das führt in den alltäglichen Arbeitsabläufen zu Reibungsverlusten:
- Hoher administrativer Aufwand bei Mieter- oder Dienstleisterwechseln
- Geringe Transparenz über aktive Zutrittsrecht
- Sicherheitsrisiken durch veraltete oder vergessene Berechtigungen
- Ineffiziente Prozesse rund um die Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln
„Die Probleme treten fast immer an Übergabepunkten auf. Eine Mieterin zieht aus, ein Dienstleister beendet seinen Auftrag – und plötzlich weiß niemand mehr, ob der Schlüssel zurückgegeben wurde oder ob die Schlüsselkarte noch funktioniert.“
Michael Pötsch, Sales Executive, Open Anytime
Was ist die Gefahr von isoliertem Zutrittsmanagement?
Die größte Gefahr liegt selten im Zutrittssystem selbst, sondern vielmehr in der fehlenden Verbindung zwischen operativen Daten und physischer Zutrittskontrolle.
Wenn Zutrittsmanagement unabhängig von Mieter- und Vertragsdaten verwaltet wird, entstehen Probleme oft schleichend. Mitarbeitende stellen erst im Nachhinein fest, dass Schlüssel oder Transponder nie zurückgegeben wurden oder alte Berechtigungen weiterhin Gemeinschaftsflächen öffnen. Jeder fehlende Schlüssel löst Sicherheitsprüfungen aus und verzögert operative Abläufe.
Zutrittsrechte, die länger bestehen als der Mietvertrag
Physische Schlüssel und Transponder werden häufig nicht rechtzeitig zurückgegeben. Gehen sie verloren, müssen Schließanlagen angepasst oder Systeme neu programmiert werden. Der Verlust eines Generalschlüssels kann den Betrieb erheblich beeinträchtigen und je nach Objekt sogar den Austausch mehrerer Schließsysteme erforderlich machen.
Zutrittsrechte für Dienstleister sammeln sich über die Zeit an
Viele Dienstleister behalten Schlüssel oder Zugangsträger auch lange nach Vertragsende. Mit der Zeit verlieren Eigentümer und Betreiber den Überblick darüber, wer noch Zugang zu welchen Bereichen hat. Dieses Sicherheitsrisiko wird oft erst sichtbar, wenn bereits ein Problem entstanden ist.
Excel-Listen und Papierprotokolle verlieren den Bezug zur Realität
Wer Zutrittslisten manuell pflegt, riskiert schnell veraltete Daten. Mitarbeitende wissen nicht mehr genau, wer aktuell Zugang besitzt oder welche Berechtigungen bereits abgelaufen sind. Jede Unstimmigkeit verursacht zusätzlichen Prüfaufwand und bindet wertvolle Ressourcen.
Kurzfristige Anfragen erzeugen operativen Druck
Die Organisation von Zutritten für Reinigungsteams, Sachverständige oder Interessenten erfordert oft Telefonate, E-Mails und physische Schlüsselübergaben. Über ein gesamtes Portfolio hinweg summieren sich diese kleinen Unterbrechungen zu spürbaren Kosten, Verzögerungen und letztlich auch zu Unzufriedenheit bei Mieter:innen.
„Gebäude mit den komplexesten Strukturen profitieren meist am stärksten von integriertem Zutrittsmanagement. Mehrere Gebäude, unterschiedliche Vertragsmodelle sowie eine Mischung aus langfristigen Mietern und kurzfristigen Nutzern – genau dort stoßen manuelle Prozesse am schnellsten an ihre Grenzen und Automatisierung entfaltet den größten Mehrwert.“
Martin Schröder, Sales Manager & Datenschutzbeauftragter, Moderan
Der nachhaltigere Ansatz: Zutrittsrechte mit Immobilien- und Vertragsdaten verbinden
Zutrittsrechte sind nicht statisch. Im Property Management hängen sie direkt mit operativen Ereignissen zusammen: Vertragsbeginn und -ende, Mieterwechsel oder Aufgaben von externen Dienstleistern. Effektives Zutrittsmanagement bedeutet deshalb, diese Rechte automatisch mit den zugrunde liegenden Daten zu verknüpfen. Genau hier wird die Integration von Software-Lösungen zur Mietvertragsverwaltung wie Moderan und Zutrittsplattformen wie Open Anytime entscheidend.
Werden beide Bereiche getrennt verwaltet, muss jede Änderung manuell koordiniert werden. Jemand muss sicherstellen, dass Zugänge zum richtigen Zeitpunkt vergeben oder entzogen werden. Genau dort entstehen die meisten Fehler und Verzögerungen.
Wird Zutrittsmanagement direkt in bestehende Property-Management-Prozesse integriert, entfällt ein Großteil dieses manuellen Aufwands. Zutrittsrechte folgen automatisch den tatsächlichen Veränderungen im Betrieb.
Wie sieht die praktische Umsetzung aus?
Dauerhafte Zutrittsrechte für Mieter:innen
In klassischen Abläufen werden beim Einzug physische Schlüssel übergeben und beim Auszug wieder eingesammelt. Schlüssel können unbemerkt kopiert werden, Listen müssen manuell gepflegt werden und fehlende Rückgaben führen häufig dazu, dass Schließanlagen geändert werden müssen. Das verursacht Kosten und verzögert die Neuvermietung.
Durch die Verknüpfung von Zutrittsrechten mit dem Lebenszyklus eines Mietvertrags verändert sich der Prozess grundlegend:
- Sobald ein Mietvertrag in Moderan aktiv geschaltet wird, erstellt Open Anytime automatisch digitale Zugangsberechtigungen und versendet diese über den bevorzugten Kommunikationskanal des Mieters – per WhatsApp oder E-Mail. Die Berechtigung gilt ab dem offiziellen Einzugsdatum und umfasst ausschließlich die relevanten Bereiche wie die Mieteinheit, Parkplätze oder Gemeinschaftsflächen.
- Mit Erreichen des Vertragsendes werden die Zugänge automatisch deaktiviert. Es gibt keine „Geister-Zugänge“, keine aufwendige Schlüsselrückverfolgung und keine Neuprogrammierung von Schließanlagen.
- Unterschiedliche Vertragsarten können unterschiedliche Berechtigungspakete erhalten. Co-Working-Nutzer erhalten beispielsweise rund um die Uhr Zugang zu Arbeitsbereichen, während Wohnraummieter Gemeinschaftsflächen nur zu definierten Zeiten nutzen können.
- Alle Zutrittsereignisse werden zentral dokumentiert. Bei gewerblichen Mietern lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer Zugang zu einer Einheit besitzt und aus welchem Grund.
Zeitlich begrenzte Zugänge für Dienstleister
In vielen Gebäuden holen Wartungs- oder Reinigungsteams noch immer physische Schlüssel ab oder nutzen dauerhaft gültige Mastercodes. Die Organisation solcher Einsätze erfordert Abstimmung per Telefon oder E-Mail. Tritt ein Problem auf, lässt sich häufig nicht nachvollziehen, wer wann vor Ort war. Mit zeitlich begrenzten und rollenbasierten Berechtigungen über Open Anytime funktioniert das deutlich effizienter.
Dienstleister erhalten digitale Zugangsdaten, die ausschließlich für den vorgesehenen Zeitraum gültig sind. Die Zustellung erfolgt automatisch über den bevorzugten Kommunikationskanal – ganz ohne Schlüsselübergabe. Nach Ablauf des Zeitfensters verliert die Berechtigung automatisch ihre Gültigkeit.
Die Rechte werden direkt an den jeweiligen Auftrag gekoppelt. Reinigungskräfte erhalten Zugang zu den relevanten Gemeinschaftsflächen, während ein Techniker ausschließlich den Serverraum betreten kann. Gebäudeverantwortliche sehen in Echtzeit, wer ein Gebäude betreten hat und können Berechtigungen jederzeit aus der Ferne anpassen oder entziehen.
„Die meisten unserer Kunden kämpfen nicht mit einer großen Krise, sondern mit hundert kleinen. Ein nicht zurückgegebener Schlüssel. Ein Dienstleister, der noch Zugang besitzt, obwohl sein Einsatz sechs Monate zurückliegt. Ein neuer Mieter, der am Einzugstag warten muss, weil seine Berechtigungen nicht rechtzeitig eingerichtet wurden. Über ein gesamtes Portfolio hinweg wird schnell sichtbar, wie viel Zeit für Aufgaben verloren geht, die eigentlich automatisch ablaufen sollten.“
Michael Pötsch, Sales Executive, Open Anytime
Warum vor allem Bestandsgebäude profitieren
Eine verbreitete Annahme im Markt ist, dass modernes Zutrittsmanagement nur für Neubauten relevant sei. In der Praxis profitieren jedoch häufig gerade Bestandsobjekte am stärksten
Viele Eigentümer gehen davon aus, dass für eine Modernisierung sämtliche vorhandene Hardware ersetzt werden muss. Das ist in den meisten Fällen nicht notwendig. Hardwareunabhängige Plattformen wie Open Anytime können bestehende Infrastruktur integrieren, verschiedene Hersteller unterstützen und schrittweise über ein Portfolio ausgerollt werden.
- Unterstützung heterogener Hardware-Landschaften, unter anderem von SALTO, dormakaba und ASSA ABLOY.
- Nachrüstung ohne umfangreiche Umbauten durch die Integration intelligenter Schlösser und Lesegeräte in bestehende Systeme.
- Schrittweise Einführung ohne hohe Anfangsinvestitionen und ohne Herstellerabhängigkeit.
Transparenz und Kontrolle
Ein oft unterschätzter Vorteil integrierter Zutrittslösungen ist die deutlich höhere Transparenz.
Bei manuellen Systemen ist die einfache Frage „Wer hat aktuell Zugang zu diesem Gebäude, dieser Etage oder dieser Einheit – und warum?“ häufig nur schwer zu beantworten.
Werden digitale Zutrittsrechte direkt mit Mietverträgen und Vertragsdaten verknüpft, ist diese Information jederzeit verfügbar. Jede Berechtigung ist einer konkreten Person, einem konkreten Zweck und einem definierten Zeitraum zugeordnet. Jeder Zutritt wird dokumentiert. Änderungen werden sofort umgesetzt und protokolliert.
Für Eigentümer und Asset Manager schafft diese Transparenz einen echten Mehrwert: weniger Überraschungen, schnellere Reaktionszeiten und jederzeit Klarheit über die Vorgänge im Portfolio.
„Die Vertragsdaten sind bereits vorhanden. Die Mieterinformationen ebenfalls. Integriertes Zutrittsmanagement sorgt dafür, dass die physische Realität Ihrer Gebäude mit den Daten in Ihren Systemen übereinstimmt. Endet ein Mietvertrag, endet auch der Zugang. Zieht ein neuer Mieter ein, steht der Zugang bereits bereit. Genau diese Übereinstimmung schafft echte Transparenz.“
Martin Schröder, Sales Manager & Datenschutzbeauftragter, Moderan
Wie Moderan und Open Anytime zusammenarbeiten
Moderan bildet die zentrale Plattform für die Verwaltung von Mietverträgen, Mieterdaten und Dienstleistern über gesamte Immobilienportfolios hinweg. Open Anytime stellt die Zutrittsmanagement-Ebene bereit, die diese Informationen direkt an der Tür umsetzt.
Beide Systeme sind über eine API miteinander verbunden. Änderungen in Moderan werden automatisch an Open Anytime übergeben. Entsprechende Zutrittsrechte werden ohne manuellen Eingriff aktualisiert.
Diese Art der Integration ist kein Zufall, sondern Teil des Moderan-Ansatzes:
„Moderan möchte nicht alles selbst abdecken. Unser Fokus liegt auf Lease Management, Mieterdaten und operativen Portfolio-Prozessen. Unser Schnittstellen-Ökosystem besteht aus Partnern, die in ihrem jeweiligen Bereich dieselbe Spezialisierung mitbringen. Open Anytime ist dafür ein hervorragendes Beispiel. Sie fokussieren sich auf Zutrittsmanagement – und genau deshalb funktioniert die Integration so gut.“
Martin Schröder, Sales Manager & Datenschutzbeauftragter, Moderan
Was bedeutet das im operativen Alltag?
Für Property Management-Teams sind die Vorteile unmittelbar spürbar: weniger Zeitaufwand für Schlüsselmanagement, weniger Abstimmungsaufwand mit Dienstleistern und keine manuellen Anpassungen bei Vertragsänderungen. Neue Mieter erhalten ihre Zugänge automatisch zum Einzugstermin. Ehemalige Mieter verlieren ihre Berechtigungen automatisch mit Vertragsende.
Mit wachsendem Portfolio muss der personelle Aufwand für Zutrittsmanagement nicht im gleichen Maße steigen. Die Anzahl der Türen, Mieter und Dienstleister kann wachsen, ohne zusätzlichen Koordinationsaufwand zu erzeugen.
„Auf Basis unserer Erfahrungen bei Kunden lassen sich bis zu 70 % der manuellen Koordinationsaufgaben rund um Zutrittsmanagement eliminieren, wenn Prozesse automatisiert und mit bestehenden Daten verknüpft werden. Das ist ein erheblicher Zeitgewinn, wenn man betrachtet, wie viel Aufwand Property-Management-Teams Woche für Woche in dieses Thema investieren.“
Michael Pötsch, Sales Executive, Open Anytime
Für Eigentümer und Asset Manager ist dies ein weiterer Schritt hin zu skalierbaren Prozessen ohne zusätzliche Komplexität. Zutrittsmanagement wird damit nicht länger zu einer isolierten Zusatzaufgabe, sondern zu einem nahtlosen Bestandteil des operativen Workflows.
Klingt diese Integration interessant?
Wenn Sie erfahren möchten, wie die Integration von Moderan und Open Anytime in Ihrem Portfolio eingesetzt werden kann, kontaktieren Sie Martin Schröder für eine Live-Demo. Gerne zeigen wir Ihnen die Lösung in einem persönlichen Gespräch.
Über Moderan
Moderan ist eine Plattform für modernes Property Management auf Portfolioebene. Sie vereint Mietvertragsmanagement, Mieterdaten und operative Prozesse in einer zentralen Lösung.
Über Open Anytime
Open Anytime ist eine in Österreich entwickelte Plattform für die Orchestrierung von Zutrittsmanagement. Die hardwareunabhängige Lösung ermöglicht zeitlich begrenzte und rollenbasierte Zugriffssteuerung für Immobilien jeder Größe und Nutzung. Für weitere Informationen oder eine Live-Demo wenden Sie sich gern jederzeit an Michael Pötsch.
