Kläffling Immobilienmanagement ist ein Unternehmen, das sich auf die Verwaltung von Mehrfamilienhäusern, Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) und Gewerbeimmobilien spezialisiert hat. Der regionale Schwerpunkt liegt in Berlin, die Verwaltung von Gewerbeimmobilien erfolgt jedoch bundesweit.
Kläffling Immobilienmanagement stand vor großen Hürden, als es darum ging, die eigenen Verwaltungsabläufe zu modernisieren. Die bestehende Software, die seit dem Jahr 2000 im Einsatz war, hatte sich zu einem erheblichen Hindernis entwickelt. Im Laufe der Jahre war das Unternehmen gewachsen und die Anforderungen an die Immobilienverwaltung hatten sich weiterentwickelt. Die Grenzen des veralteten Systems wurden immer deutlicher und zunehmend problematisch.
Eines der größten Probleme war das Fehlen von Möglichkeiten zur Integration. Die alte Software arbeitete isoliert und war nicht in der Lage, sich mit anderen Systemen zu verbinden, die in der modernen Immobilienverwaltung immer wichtiger wurden. Diese Isolierung bedeutete, dass jeder Versuch, die Arbeitsweise zu vereinfachen, neue Tools einzubinden oder auf jegliche Art von Datenanalyse zuzugreifen, kompliziert und ineffizient war. Für ein Unternehmen, das eine Vielzahl von Immobilien in ganz Deutschland verwaltet, wurde dies zu einer großen Herausforderung.
Außerdem stellte die Unflexibilität der Software eine weitere Herausforderung dar. Die Eingabemasken des Systems waren starr und unflexibel und boten keinen Spielraum für individuelle Anpassungen. Dies bedeutete, dass keine individuellen Anpassungen vorgenommen werden konnten, so dass das Team gezwungen war, die eigene Arbeit an die "Wünsche" der Software anzupassen, und nicht umgekehrt. Dies behinderte nicht nur die Effizienz, sondern erstickte auch jegliche potenzielle Innovation in den Arbeitsabläufen im Keim.
Das Unternehmen wollte die digitale Transformation vorantreiben und implementierte ein digitales Dokumentenmanagementsystem als Teil des Übergangs zu einem papierlosen Betrieb. Die alte Immobilienverwaltungssoftware konnte jedoch nicht mit dem neuen System integriert werden, wodurch Datensilos entstanden und eine nahtlose, kohärente digitale Infrastruktur verhindert wurde. Diese Diskrepanz war ein klares Signal, dass es Zeit für ein umfassendes Upgrade war.
Die rasante Entwicklung der Immobilienverwaltungsbranche, in der neue Technologien und digitale Tools zum Standard geworden sind, machte einen Wandel notwendig. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und seinen Kunden weiterhin einen erstklassigen Service zu bieten, erkannte Kläffling die dringende Notwendigkeit, eine modernere, flexiblere und skalierbare Softwarelösung einzuführen.
Angesichts dieser Herausforderungen begab sich das Unternehmen auf die Suche nach einer Lösung, die nicht nur das veraltete System ersetzen, sondern auch die laufende digitale Transformation und das künftige Wachstum unterstützen sollte.
Gesucht wurde eine Softwareplattform, die sich nahtlos in die bestehenden Systeme einfügt, flexibel und individuell anpassbar ist und den anspruchsvollen, datengesteuerten Ansatz unterstützt, den das Unternehmen anstrebte. An dieser Stelle kam Moderan ins Spiel.
Im Jahr 2019 lernte Kläffling auf der EXPO REAL die Immobilienverwaltungssoftware von Moderan kennen.Vom ersten Eindruck begeistert, führte das Unternehmen Anfang 2020 intensive Gespräche mit dem Team von Moderan. Eine ausführliche Demo-Session überzeugte sie von der Implementierung.
Der erste Aspekt, der Kläffling an der Lösung von Moderan auffiel, war die Benutzerfreundlichkeit. Von Beginn an wurde deutlich, dass die Plattform mit Blick auf die Bedürfnisse der Nutzer entwickelt wurde. Der Onboarding-Prozess war einfach und intuitiv, so dass sich das Kläffling-Team schnell an das neue System gewöhnen konnte. Diese Anwendungsfreundlichkeit war ein entscheidender Faktor, insbesondere in Anbetracht der Komplexität und der Menge an Daten, die sie täglich verwalten.
Ein weiterer wichtiger Vorteil waren die umfassenden Integrationsmöglichkeiten von Moderan. Die Plattform ließ sich nahtlos mit anderen wichtigen Tools verbinden, die Kläffling verwendete, insbesondere Microsoft BusinessCentral und Casavi. Diese Integrationsfähigkeit war entscheidend, da sie es ermöglichte, ein digitales Ökosystem zu schaffen, in dem alle Daten von einem einzigen Punkt aus verwaltet werden konnten. Dadurch wurden nicht nur die Arbeitsabläufe vereinfacht, sondern auch die Genauigkeit und Zugänglichkeit der Daten im gesamten Unternehmen verbessert.
Kundenspezifische Anpassbarkeit und Skalierbarkeit waren ebenfalls wichtige Merkmale, die Moderan von anderen Lösungen abhoben. Kläffling benötigte ein System, das auf seine konkreten Anforderungen zugeschnitten werden und mit seinem Unternehmen wachsen konnte. Moderan bot genau das - eine flexible Plattform, die an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und erweitert werden konnte. Das bedeutete, dass Kläffling nicht länger Kompromisse bei seinen Prozessen eingehen musste, um sich den Beschränkungen der Software anzupassen.
Zusätzlich spielte der kundenorientierte Ansatz des Moderan-Teams eine wichtige Rolle bei ihrer Entscheidung. Während der gesamten Gespräche zeigte das Moderan-Team ein tiefes Verständnis für die Herausforderungen und Bestrebungen von Kläffling Immobilienmanagement. Sie führten aussagekräftige Gespräche über mögliche Schnittstellen und zukünftige funktionale Entwicklungen. So wurde gewährleistet, dass die Lösung nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllte, sondern auch langfristige Ziele unterstützen würde. Andreas Kläffling und Anna Förtsch, die Software-Administratorin des Unternehmens, schätzten dieses Niveau der Kundenbetreuung und die Bereitschaft, das Feedback der Kunden in den Produktentwicklungsprozess einzubeziehen.
Die Implementierung von Moderan war ein entscheidender Schritt auf dem Weg von Kläffling Immobilienmanagement zum Cloud Computing. Nach dem früheren Erfolg mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem war Moderan der zweite große Schritt in die Cloud. Die Plattform bot die gewünschte Skalierbarkeit und Modernität und ermöglichte es, die Vorteile der Cloud-Technologie voll auszuschöpfen. Darüber hinaus war Moderan aufgrund seiner wettbewerbsfähigen Preise eine attraktive Option, die einen erheblichen Mehrwert bot, ohne Kompromisse bei den Funktionen oder der Leistung einzugehen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Lösung von Moderan eine Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, leistungsstarken Integrationsfunktionen, Anpassbarkeit, Skalierbarkeit und außergewöhnlichem Kundensupport darstellt. Mit dieser Kombination wurden die spezifischen Herausforderungen der Kläffling Immobilienmanagement GmbH adressiert, die Voraussetzungen für eine erfolgreiche digitale Transformation geschaffen und die Abläufe der Immobilienverwaltung deutlich verbessert.
Die Implementierung von Moderan brachte für die Kläffling Immobilienmanagement GmbH entscheidende Veränderungen mit sich, die den Betrieb und die Gesamteffizienz des Unternehmens deutlich verbesserten.
Eine der unmittelbarsten und spürbarsten Auswirkungen betraf ihre Datenmanagementprozesse. Mit Moderan wurde die Pflege und Zusammenstellung von Stammdaten äußerst effizient. Die Plattform bot eine intuitive Nutzeroberfläche, auf der alle notwendigen Informationen leicht zugänglich waren, so dass das Team immer die richtigen Daten zur Hand hatte. Diese Zugänglichkeit verbesserte die Entscheidungsfindung und rationalisierte verschiedene Verwaltungsaufgaben, die zuvor mühsam und zeitaufwendig waren.
Darüber hinaus spielten die Integrationsmöglichkeiten von Moderan eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Abläufe. Durch die nahtlose Verbindung mit Microsoft BusinessCentral und Casavi schuf Moderan ein kohärentes digitales Ökosystem für Kläffling Immobilienmanagement. Diese Integration ermöglichte eine bessere Koordination zwischen den verschiedenen Systemen, reduzierte Datensilos und verbesserte die Effizienz des gesamten Workflows. Das Ergebnis: Das Team kann nun seine Immobilien effektiver verwalten und schneller auf Probleme reagieren.
Moderan ermöglichte es dem Unternehmen auch, automatisierte Prozesse zur Mietanalyse einzuführen. Diese Automatisierung hat Kläffling Immobilienmanagement in die Lage versetzt, die Mieten schnell und präzise an den aktuellen Mietspiegel anzupassen. Vor Moderan war eine solche Analyse aufgrund der schieren Datenmenge und des manuellen Aufwands nicht möglich. Durch die Automatisierung wurde nicht nur Zeit gespart, sondern auch sichergestellt, dass die Mietanpassungen auf den neuesten Markttrends basieren. Dies hilft dem Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben und den Umsatz zu maximieren.
Nachdem das Unternehmen bereits ein digitales Dokumentenmanagementsystem implementiert hatte, wurde Moderan zur zentralen Datenquelle innerhalb seiner digitalen Landschaft. Die Cloud-basierte Lösung bot Skalierbarkeit und Flexibilität und ermöglichte es dem Unternehmen, sich anzupassen und zu wachsen, ohne durch seine Software eingeschränkt zu sein. Die Umstellung auf die Cloud bedeutete auch eine verbesserte Sicherheit und Datenverfügbarkeit, was die Entwicklung hin zu einem papierlosen Büro weiter unterstützte.
Eines der eher unscheinbaren, aber tiefgreifenden Ergebnisse war die Freisetzung von Kapazitäten innerhalb des Teams. Moderan reduzierte zwar nicht den generellen Workload, aber es ermöglichte dem Team, sich durch die Automatisierung von Routineprozessen auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Dank dieser Verlagerung konnten die Teammitglieder die Mietverhältnisse schneller analysieren und bei Bedarf eingreifen, z. B. rechtzeitige Mietanpassungen vornehmen. Die neu gewonnene Effizienz eröffnete auch Möglichkeiten für Innovationen und Prozessverbesserungen, die zuvor nicht möglich waren.
Die Kläffling Immobilienmanagement GmbH profitierte zusätzlich von der kundenorientierten Arbeitsweise des Moderan-Teams. Der reaktionsschnelle Support und die Bereitschaft, Workarounds für alle auftretenden Herausforderungen zu entwickeln, insbesondere beim WEG-Management, bestärkten die Entscheidung für Moderan. Diese Partnerschaft stellte sicher, dass die Software kontinuierlich weiterentwickelt wurde, um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden, was sie zu einer zuverlässigen und zukunftssicheren Lösung machte.
Die Ergebnisse der Einführung von Moderan waren vielschichtig und wirkungsvoll. Von verbessertem Datenmanagement und operativer Effizienz bis hin zu erfolgreicher digitaler Transformation und verbesserter Teamkapazität - Moderan hat die Fähigkeiten der Kläffling Immobilienmanagement GmbH erheblich gesteigert. Das Unternehmen ist nun besser gerüstet, um sein umfangreiches Immobilienportfolio zu verwalten, auf Marktveränderungen zu reagieren und seinen Wachstumskurs auf einer soliden digitalen Grundlage fortzusetzen.
Wir hatten seit 2000 eine Software im Einsatz, die entsprechend veraltet war. So waren Integrationen mit anderer Software praktisch unmöglich. Zudem gab es nur starre Eingabemasken, die nicht flexibel an unsere Bedürfnisse anpassbar waren. Es war also einfach Zeit für etwas Neues, Zeitgemäßes."